По недостаче денежных средств, в кассе СНТ «Ремонтник»
10 июня 2012 г.
Составлен комиссией:
Председатель ревизионной комиссии Дягилева С.Ю.
Члены ревизионной комиссии Уралова С.Г. Чариков Г.А.
Главный бухгалтер СНТ «Ремонтник» Пахомова М.А.
В результате проведенной ревизии финансово-хозяйственной деятельности СНТ «Ремонтник» за период с 12 июня 2011 года по 06 июня 2012 года установлено:
1.Остаток наличных денег в кассе, по частично восстановленным кассовым документам, согласно кассовой книге, по состоянию на 06 марта 2012 года, должен составлять 80776 рублей 34 копейки (восемьдесят тысяч семьсот семьдесят шесть рублей 34копейки).
2.Фактически остаток наличных денег в кассе отсутствовал. Недостача наличных денег в кассе составляет 80776 рублей 34 копейки (восемьдесят тысяч семьсот семьдесят шесть рублей 34 копейки).
3. Недостача наличных денег в кассе СНТ «Ремонтник» в сумме 80776 рублей 34 копейки (восемьдесят тысяч семьсот семьдесят шесть рублей 34 копейки) образовалась по вине бухгалтера- кассира Быстровой С.А.
4.Объяснительная записка, о причинах недостачи денег в кассе СНТ «Ремонтник», бывшим бухгалтером-кассиром Быстровой С.А. не предоставлена.
Председатель ревизионной комиссии Дягилева С.Ю.
Член ревизионной комиссии Уралова С.Г.
Член ревизионной комиссии Чариков Г.А.
Главный бухгалтер СНТ «Ремонтник» Пахомова М.А.
Как правильно оформить недостачи в кассе. И какими документами её можно списать если нет виновного
если в кассе обнаружена недостача, то проводится инвентаризация и оформляется акт по форме ИНВ-15. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи списываются на финансовые результаты организации. В бухгалтерском учете формируется проводка: Д 94 К50- отражена сумма недостачи денежных средств в кассе. Списание суммы хищения со счета 94 зависит от документально подтвержденного факта об отсутствии виновных лиц, следственными органами (судом). Если на основании этих документов убытки от недостачи имущества списываются в состав прочих расходов: Д 91-2 Д 94- сумма похищенных средств списана на прочие расходы. В налоговом учете при расчете налога на прибыль сумма недостачи учитывайте в составе внереализационных расходов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Что предпринять, если в кассе обнаружена недостача
Чаще всего кассир обнаруживает недостачу в кассе в конце рабочего дня или смены, когда снимает Z-отчет и пересчитывает выручку. Как правило, это происходит в присутствии главного или старшего бухгалтера либо руководителя (индивидуального предпринимателя). Сумма по Z-отчету должна совпасть с фактическим количеством наличных денег. Факт превышения суммы, указанной в Z-отчете, над размером выручки свидетельствует о недостаче.
Обнаружить недостачу можно и в течение дня - во время сравнения выручки с данными Х-отчета. Такие отчеты снимают в течение дня (смены), в том числе по секциям. При этом счетчики ККТ не обнуляются.
Обсудим, какие действия нужно предпринять бухгалтеру, если установлены расхождения между фактическим наличием денег и учетными данными. А также посмотрим, какие требования к оформлению недостач выдвигает новое Положение о порядке ведения кассовых операций. утвержденное решением Банка России от 12.10.2011 №?373-П (далее - Положение ).
Шаг №?1 Собираем комиссию и отражаем недостачу в документах
После того как вы обнаружили недостачу, нужно инвентаризировать кассу.* До 2012 года такая процедура проводилась в соответствии со старым Порядком ведения кассовых операций. утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 №?40 (далее - Порядок ). В этом документе был целый раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины», где подробно прописано как инвентаризировать кассу.
А в новом Положении о ревизии кассы и учете недостач не говориться вообще. Скорее всего, это обусловлено тем, что новый документ предоставляет больше свободы юридическим лицам и предпринимателям в вопросах учета своих финансов. Тем не менее вы можете продолжать пользоваться старым, привычным порядком инвентаризации кассы, несмотря на то что конкретные требования в отношении этой процедуры теперь отсутствуют.
Итак, инвентаризационная комиссия, которая в присутствии материально ответственного лица (кассира) проведет ревизию кассы, должна быть назначена приказом руководителя. Во время процедуры комиссия пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, она подтвердит факт недостачи.* Напомним, что запись в кассовую книгу кассир должен заносить по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Дневная выручка приходуется в кассу по одному кассовому ордеру. Поэтому суммы выручки на конец дня, отраженные в Z-отчете и кассовой книге, совпадут.
Далее по результатам проверки нужно составить акт.* Раньше в этих целях допускалось использовать либо форму. приведенную в приложении №?4 к Порядку. либо форму №?ИНВ-15. утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №?88. Теперь же, когда Порядок уже не действует, акт следует заполнять по форме №?ИНВ-15 .*
Памятка
Факт недостачи в кассе следует отразить в акте ревизии наличных денежных средств.
Несколько слов о том, как лучше оформить акт. В верхней части документа кассир или иное материально ответственное лицо дает расписку в том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Далее указывается сумма наличных денег по учетным данным и сумма выявленной недостачи. Затем материально ответственное лицо пишет объяснения, излагая причины недостачи. И в самом конце акта руководитель организации отражает свое решение.
Акт подписывается председателем и членами комиссии, а также материально ответственным лицом. Директор компании ставит подпись под своим решением. Акт оформляют в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. Заполненный акт ревизии наличных денежных средств приведен ниже.
На практике часто материально ответственное лицо отказывается комментировать факт возникновения недостачи в кассе. В этом случае придется составить акт об отказе работника представить объяснения. В нем указывается состав комиссии, а также информация о том, когда и в какой сумме была выявлена недостача. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать. Как оформить акт об отказе, показано ниже.
Рисунок 1. Образец акта об отказе работника представить объяснения
Журнал «Упрощенка» № 3, Март 2012
2.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации.
Бухучет: инвентаризация
В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации. отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества.* Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства - по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку:*
Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50. )
- отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.
На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ).*
Бухучет: списание на затраты
Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла:*
по причине естественной убыли (для материально-производственных запасов (МПЗ))
по вине материально-ответственного лица
в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.).
Это следует из подпункта «б» пункта 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:*
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).
Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства. Об этом сказано в подпункте 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.*
В какой момент при расчете налога на прибыль можно включить в расходы сумму недостачи, если виновные в хищении лица не установлены, подробнее см. Как отразить выбытие амортизируемого имущества в налоговом учете .
Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ ).
Сергей Разгулин ,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Статья: В кассе недостача! Что делать? (Беляева Е.В.) ("Российский налоговый курьер", 2010, n 16)
"Российский налоговый курьер", 2010, N 16
В КАССЕ НЕДОСТАЧА! ЧТО ДЕЛАТЬ?
Расхождения между учетными данными и фактическим наличием денег в кассе могут возникнуть у любой организации, работающей с денежной наличностью. Особенно часто с такой проблемой сталкиваются супермаркеты и торговые центры, имеющие значительные объемы наличной выручки и большой штат кассиров. Разберемся, какие действия следует предпринять организации и как отразить недостачу в налоговом и бухгалтерском учете.
Недостача денежных средств в кассе обычно выявляется самим кассиром (работником, выполняющим функции кассира) или его непосредственным руководителем либо в ходе инвентаризации или ревизии кассы. Ревизию кассы проводит специальная комиссия, назначенная для этих целей приказом руководителя организации. Кроме того, проверять фактическое наличие денег в кассе вправе учредители (участники, акционеры) организации, вышестоящая (головная) организация, а также независимые аудиторы или аудиторские компании на основании заключенных с ними договоров на оказание аудиторских услуг. Это указано в п. п. 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок).
Порядок проведения ревизии кассы
Внезапная (без предупреждения материально ответственного лица) ревизия кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, например не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Кроме того, ревизия кассы должна проводиться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийного бедствия, пожара и др.). Об этом говорится в п. 37 Порядка и п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).
Примечание. В организациях, имеющих одного кассира, при необходимости его временной замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации и при условии заключения с этим работником договора о полной материальной ответственности (п. 35 Порядка).
Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Только если кассир был вынужден внезапно оставить свое рабочее место либо не вышел на работу из-за болезни или по другой уважительной причине, находящиеся в кассе деньги пересчитывает другой кассир или иное должностное лицо, которому они передаются. Такой пересчет производится в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. По результатам пересчета и передачи денежных средств и иных ценностей другому материально ответственному лицу составляется акт за подписями соответствующих лиц (п. 35 Порядка).
До начала ревизии кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие - списал в расход.
Во время ревизии кассы комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными, отраженными в кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель и все члены комиссии и материально ответственное лицо (п. 37 Порядка). Примерная форма этого акта приведена в Приложении N 4 к Порядку. Акт обычно составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица (образец заполненного акта приведен на с. 48).
Образец акта ревизии наличных денежных средств
ООО "Галатея"
предприятие, организация
АКТ
ревизии наличных денежных средств
Приложение N 4
к Порядку ведения кассовых операций
в Российской Федерации
Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), находящихся в кассе предприятия (организации).
Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки, ценные бумаги и т.д. Акт составляется в 2 экз. и подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия (организации), второй остается у материально ответственного лица.
До начала ревизии от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в 3 экз. (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).
Нам по инвентаризации задали практическую работу. но несколько моментов мне не понятны. Предподователь хоть и отвечает на вопросы но конкретный вопрос не дает. Потому что она сама толком не знает. Так как нашла эту практическую в инете. В задании просят написать акт наличия денежных средств в кассе, но это не КМ-9 и не ИНВ-15 так как ИНВ-15 будет в конце.
Вот часть текста задания.
Задание:
1. Составить отчет кассира на момент инвентаризации кассы.
2. Определить наличие денег в кассе и составить акт проверки наличия денег в кассе.
3. Составить записи в акт проверки по образцу.
4. Составить бухгалтерские проводки на списание недостачи в начет кассиру и объяснительную записку кассира.
ОБРАЗЕЦ
Акт инвентаризации кассы
г. Владивосток 16 сентября 200 _ г.
на основании _____________________________________ в присутствии
№ приказа по предприятию
кассира ______________, главного бухгалтера ______________________
ФИО кассира ФИО гл. бухгалтера
проведена ревизия кассы № 1.
При инвентаризации установлено:
I. Денежная наличность
1. Остаток денег по кассовой книге на 16.09.200_ г.
2. Фактически предъявлено_______3450 руб.
3. Результат ревизии наличных денег – недостача ____ руб.
Примечание. В оправдание недостачи кассиром предъявлена расписка работника Коробова П.И. на получение взаимообразно денег из кассы.
2. Остаток путевок по данным б/у (счету 58) (3 шт.), стоимостью 222 000руб.
Недостача – 1 пгг. (санаторий «Шмаковский»), 74 000 руб.
III. Марки госпошлины
1. Наличие марок 3200 руб.
2. Остаток по данным бухгалтерского учета 3400 руб.
3. Недостача 200 руб.
IV. Замечание по кассе
1. Помещение кассы не изолировано, а денежные средства хранятся в металлическом ящике, то есть их сохранность не обеспечивается. Обязательство о материальной ответственности от кассира хранится не в надлежащем месте. Книга аналитического учета прочих денежных средств не прошнурована.
