Доверенность на право подписи актов сверки

Доверенность на подписание актов сверки необходимый документ, так как по законодательным нормам акт сверки имеет силу только с подписью руководителя юридического лица или доверенного лица по данному документу. Много противоречий возникает на фоне недопонимания уровня такого документа, как акт сверки. Это в основном происходит от того что его по незнанию приписывают к первичным документам и сотрудники с такими полномочиями делают попытки подписать данный документ. Насчет подписи главного бухгалтера еще более противоречивая ситуация. С одной стороны его подпись не накладывает на юридическое лицо никаких обязательств, а с другой стороны при рассмотрении дела в суде и наличии других документов, таких как счет-фактура, ТТН, платежных поручений и прочих документов суд принимает, как доказательство такой акт сверки.

Доверенность составляется между юридическим и физическим лицом. Уполномоченное лицо берет на себя обязанности, а юридическое лицо предоставляет возможность их выполнить. В обязанности по данной доверенности входят такие пункты как: подпись и представление в Налоговый орган всех видов отчетности, а также получать из него все предписания и другие документы, представлять, подписывать и получать акты сверки связанные с состоянием расчетов с бюджетом. Круг полномочий по доверенности обязует представителя вести переговоры и выполнять свои обязанности, в счет интересов юридического лица, соблюдая нормы закона и данного договора.

Подписание договора сопровождается необходимостью обращения к нотариусу для удостоверения подписи ИП.

Анонсы

О главных направлениях работы по защите детей – в интервью портала ГАРАНТ.РУ с Уполномоченным по правам ребенка в г. Москве Евгением Бунимовичем .

4 апреля 2013

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Акт сверки взаиморасчетов подписывает руководитель либо представитель, действующий на основании выданной доверенности, в которой конкретно закреплены полномочия на то или иное действие.

Обоснование вывода:

Согласно ч. 4 ст. 9 от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

При этом под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).

Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Сверка расчетов между контрагентами не является сделкой*(1). В письме ФНС РФ от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955 сказано, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.

Таким образом, акт сверки не является первичным документом. Его составление носит не обязательный, а скорее, вспомогательный характер в расчетах между контрагентами по договорам (смотрите также постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2009 N Ф09-8688/09-С3).

Однако существует арбитражная практика, когда налоговая инспекция оспаривала прерывание срока исковой давности кредиторской задолженности налогоплательщика с целью включить ее суммы в состав облагаемых доходов в связи с отсутствием обязательных реквизитов, перечисленных в законе о бухгалтерском учете (смотрите, например, постановление ФАС Уральского округа от 27.03.2012 N Ф09-933/12).

Подписание акта сверки должником свидетельствует о признании имеющегося долга. Из содержания ст.ст. 195. 196. 203 ГК РФ следует, что этим действием прерывается течение срока исковой давности. После подписания сторонами такого акта срок исковой давности начинает отсчитываться заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый срок не засчитывается (письма Минфина РФ от 19.07.2011 N 03-03-06/1/426, ФНС РФ от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955 ).

При этом акт сверки расчетов с контрагентами должен подписать руководитель или другое уполномоченное им лицо (п. 1 ст. 53 ГК РФ, постановления ФАС Московского округа от 21.07.2011 N КГ-А40/7351-11, ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2011 N А79-413/2011 ).

Уполномоченным лицом будет признан работник, действия которого по подписанию акта входят в круг его должностных (служебных) обязанностей, или основываются на доверенности или вызваны обстоятельствами, в которых он действовал (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 12.11.2001 N 15 и Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 15.11.2001 N 18 "О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности"). Акт сверки взаиморасчетов, подписанный работником, действующим без доверенности, не принимается в качестве основания для прерывания срока исковой давности (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 23.09.2011 N А79-12329/2010, ФАС Московского округа от 18.04.2012 N А40-47123/11-32-389, ФАС Поволжского округа от 04.08.2011 N А55-17884/2010, от 04.02.2011 N А06-2552/2010).

Так, например, если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, если это лицо не уполномочено руководителем на такие действия. В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга, следовательно, не прерывает течение срока исковой давности (смотрите, например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.02.2009 N Ф03-250/2009).

Таким образом, акт сверки, свидетельствующий о признании долга, должен подписать руководитель либо представитель, действующий на основании выданной доверенности, в которой конкретно закреплены полномочия на то или иное действие.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Подволокина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

20.02.12 Кто подписывает акт сверки расчетов?

Э ксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Анастасия Бахтина

Э ксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Анна Кузьмина

Существуют ли нормативные требования к составлению, оформлению и подписанию актов сверки расчетов между контрагентами? Кто имеет право ставить подпись? Нужно ли бухгалтеру иметь доверенность на подписание акта? Ответы на эти и другие вопросы помогут найти эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ кандидат юридических наук Анна Кузьмина и юрист Анастасия Бахтина.

Кто имеет право подписи в актах сверки расчетов? На основании какого документа акт сверки взаиморасчетов могут подписать главные бухгалтеры организаций?

Никаких требований к составлению, оформлению и подписанию актов сверки расчетов между контрагентами правовые акты не устанавливают. Акт сверки будет иметь какое-либо юридическое значение только в случае наличия у подписанта соответствующих полномочий, а именно, если акт подписан единоличным исполнительным органом общества или иным лицом, действующим от имени организации без доверенности (главный бухгалтер к таковым не относится), представителем, имеющим доверенность на совершение таких действий, или работником организации, если такие действия входят в круг их служебных (трудовых) обязанностей. Полномочия могут явствовать из обстановки, в которой действует представитель. При отсутствии указанных обстоятельств подписание акта сверки только главным бухгалтером не создает юридических последствий для организации.

Обоснование вывода. Прежде отметим, что поскольку обязательное составление актов сверки взаимных расчетов между контрагентами не предусмотрено правовыми нормами, то, соответственно, и специальные требования к порядку оформления и подписания таких актов отсутствуют. Согласно ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ О бухгалтерском учете (далее - Закон N 129-ФЗ) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Однако требований к обязательному составлению акта сверки расчетов в целях проведения инвентаризации задолженности правовые акты не устанавливают.*(1) Кроме того, акт сверки расчетов по смыслу п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ не является первичным учетным документом, поэтому в отношении него не предусмотрено унифицированной формы первичного документа. Норма п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ в этом случае также не может быть применена.

Поскольку проведение сверки расчетов не является сделкой, то есть действием, направленным на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей, а акт сверки, соответственно, не является документом, подтверждающим совершение сделки (ст. 153, п. 1 ст. 160 ГК РФ), требования ГК РФ к форме сделки в данном случае не применяются.

В силу того, что проведение сверки расчетов не является сделкой, акт сверки сам по себе не является основанием для взыскания задолженности с должника (см. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 10 сентября 2008 г. N Ф08-5395/2008, ФАС Центрального округа от 1 июля 2003 г. N А36-268/8-02).

Вместе с тем, подписание акта сверки может иметь определенные юридические последствия, например, может свидетельствовать о признании должником долга. Напомним, что в силу ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. Также подписание акта сверки организацией может свидетельствовать, например, об одобрении сделки, заключенной от имени организации неуполномоченным лицом (п. 2 ст. 183 ГК РФ). При этом действия, направленные соответственно на признание долга или одобрение сделки, могут быть совершены от имени организации только управомоченным лицом.

В силу ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Сразу отметим, что главный бухгалтер к органам юридического лица не относится. Кроме того, от имени организации могут действовать лица, полномочия которых основаны на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Такое полномочие может явствовать из обстановки.

Действия работников представляемого, исходя из конкретных обстоятельств дела, также могут свидетельствовать о признании долга или об одобрении организацией сделки, заключенной неуполномоченным лицом, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей (см. также п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23 октября 2000 г. N 57, п. 21 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 12, 15 ноября 2001 г. N 15/18).

Таким образом, для того, чтобы подписание акта сверки главным бухгалтером от имени организации, в которой он работает, имело какие-либо юридические последствия, необходимо наличие у главного бухгалтера соответствующих полномочий, удостоверенных доверенностью, либо такие действия должны входить в его трудовые (служебные) обязанности. Напомним, что трудовые обязанности устанавливаются, прежде всего, на основании трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

В отсутствие таких обстоятельств подписание акта сверки только главным бухгалтером не создает юридических последствий для организации. Подтверждается сказанное и судебной практикой (см. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17 сентября 2010 г. по делу N А32-15192/2008, от 6 марта 2008 г. N Ф08-451/08, от 10 июля 2007 г. N Ф08-4091/07, ФАС Уральского округа от 22 августа 2007 г. N Ф09-6030/07-С4, от 16 апреля 2007 г. N Ф09-2651/07-С5, ФАС Центрального округа от 13 июня 2006 г. N А14-7505/05/66/20Б).

Вместе с тем нельзя не отметить наличие судебной практики, в которой суды приходили к выводу, что подпись главного бухгалтера, даже в отсутствие у него специальных полномочий на признание долга, удостоверенных доверенностью, подтверждает признание долга организацией (см. например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10 июня 2004 г. N А39-3212/2003-180/16, ФАС Северо-Кавказского округа от 26 мая 2004 г. N Ф08-2002/04, ФАС Уральского округа от 23 ноября 2010 г. N Ф09-9001/10-С3). Однако такой вывод представляется нам неверным по названным выше соображениям.

В любом случае акт сверки, подписанный только главным бухгалтером, даже в отсутствие у него специальных полномочий, может быть принят судом в качестве доказательства по конкретному спору. Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (ч. 1 ст. 71 АПК РФ). Никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы (ч. 5 ст. 71 АПК РФ).

____________________________________________

*(1) Исключение составляет положение п. 5 Порядка инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности предприятий и организаций жилищно-коммунального комплекса, утвержденного Приказом Госстроя РФ от 21 апреля 2003 г. N 142.

В акте сверки с контрагентом расписался главбух

теги:

Акт сверки расчетов с контрагентами вправе подписать только директор, и если в нем стоит подпись главбуха, то такой документ недействительный.

В чем опасность. Акт сверки расчетов с контрагентами вправе подписать только директор, и если в нем стоит подпись главбуха, то такой документ недействительный (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Акт за подписью любого другого сотрудника, кроме руководителя, не подтверждает, что стороны согласны с суммой долга. А значит, компания теряет возможность отсрочить учет в доходах кредиторки старше трех лет (письмо ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955).

Как избежать проблем. Лучше заранее договориться с контрагентами, чтобы акт сверки подписывали директора. Или выдать главбуху доверенность на право подписи акта (ст. 182, 185-187 ГК РФ).

Если от контрагента придет акт с подписью главбуха, необходимо запросить у него копию доверенности. В опрошенных инспекциях нам подтвердили, что при ее наличии акт сверки является документом, подтверждающим, что кредиторку пока не надо учитывать в доходах.

На практике контрагенты идут навстречу и подтверждают полномочия главбуха. Но в случае отказа безопаснее письменно обратиться к контрагенту, сообщив, что документ вправе подписать только руководитель компании либо сотрудник, имеющий доверенность. До этого момента ваша компания не может подтвердить сумму дебиторской или кредиторской задолженности.

Акт сверки взаиморасчетов: идеальный образец

Компании регулярно проводят сверку со своими контрагентами. Ведь это помогает вовремя отследить задолженность обоих сторон. Как правило, для этой процедуры нужен такой документ, как акт сверки взаиморасчетов. Разберемся, как его составить и остановимся на самых неоднозначных его формулировках. Все они обозначены красными цифрами в образце.

Образец акта сверки взаиморасчетов

1. Проверьте названия компаний

Перед составлением акта надо удостовериться в том, что у контрагента не изменилось название. Например, если это акционерное общество, то оно могло в этом году сменить название. Ведь с 1 сентября 2014 года вступили в силу изменения в Гражданский кодекс РФ. ЗАО и ОАО больше нет. Акционерное общество может быть либо публичным (ПАО), либо непубличным (АО). Внести изменения в название компании акционерные общества обязаны вместе с первым изменением в учредительные документы (п. 7 ст. 3 Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 99-ФЗ ).

Если акционерное общество (ваша компания или контрагент) уже прошло перерегистрацию, в акте сверки нужно привести и старое, и новое название. Пример: АО Престиж (до 1 сентября 2014 года - ЗАО Престиж). Так проверяющим будет понятно, что в акте сверки и первичке речь идет об одной и той же компании.

2. Неполные реквизиты договора

Из акта сверки должно быть понятно, о долгах по какой именно сделке с контрагентом идет речь. Поэтому в акте нужно привести реквизиты договора - его дату и номер. Иначе налоговые инспекторы могут решить, что акт сверки недействителен и потому не прерывает течение срока давности. Значит, компания должна была включить кредиторскую задолженность в доходы. И такой подход иногда поддерживают даже судьи (постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2013 г. по делу № А56-56539/2011 ).

3. Должны быть ссылки на первичку

Акт сверки взаиморасчетов не является первичным документом, подтверждающим сумму задолженности в налоговом учете (письмо ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955 ). Первичка - это накладные, на основании которых продавец отгрузил товары покупателю, акты, платежки. Поэтому в акте должны быть ссылки на первичные документы, на основании которых стороны обменивались товарами и деньгами.

4. Обязательные реквизиты первички

Как мы уже отметили, акт сверки взаиморасчетов не является первичкой, подтверждающей задолженность. Подписание акта только прерывает срок исковой давности. Но проверяющие часто настаивают, что в акте должны быть все обязательные для первички реквизиты. Например, налоговиков может не устроить акт без даты. Судьи с этим не соглашаются (постановление ФАС Московского округа от 4 сентября 2013 г. по делу № А40-148003/12-55-1356 ). Но лучше не доводить дело до арбитража, а включить в акт все нужные реквизиты, их не очень много - название и дата документа, наименование компании, составившей акт, сумма долга, Ф.И.О. подписи и должности уполномоченных лиц (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).

5. Не забудьте выделить сумму НДС

В акте нужно прописать, что сумма задолженности определяется с учетом НДС. Сумму, указанную цифрами, можно дополнительно расшифровать словами. На доходы надо относить сумму кредиторской задолженности, включая НДС (п. 18 ст. 250 НК РФ). Поэтому выделите НДС отдельной строкой. Тем самым вы покажете проверяющим, что доходы не занижены.

6. Дата подписания акта

Сторонам сделки обязательно надо отразить в акте сверки дату, когда он подписан. Ведь подписание документа прерывает срок исковой давности, он начинает исчисляться заново. И проверяющие захотят понять, прошло ли с даты подписания акта три года или нет. Если же такой даты не будет, проверяющие доначислят должнику налог на прибыль. Не перепутайте: важна именно дата подписания акта обеими сторонами, а не день его составления (постановление Президиума ВАС РФ от 12 февраля 2013 г. № 13096/12 ). Причем если стороны подписали акт в разные дни, то ориентируйтесь на более позднюю дату. Также важна дата подписания акта. По ней стороны сделки смогут определиться, с какого момента исчислять трехлетний срок давности.

Некоторые компании делают в акте запись о том, что он считается подписанным через несколько дней после того, как документ направили второй стороне. В этом случае, как ошибочно считают компании, акт считается подписанным, даже если вторая сторона не стала документ визировать. Но это обычно не так (см. комментарий юриста ниже). Срок давности прерывается, только если обе компании подписали акт сверки. Судьи не принимают в качестве доказательства наличия долга акты, подписанные в одностороннем порядке (определение ВАС РФ от 30 января 2013 г. № ВАС-48/13 ).

7. Акт должен быть подписан уполномоченными на то работниками

Удостоверьтесь, что акты сверки подписали уполномоченные лица. Обычно это директор, но бывает, что акты визирует главбух. Если именно такой вариант практикует компания, то попросите директора выписать доверенность на право подписи бухгалтером актов сверки. Иначе налоговики могут посчитать, что акты неверно оформлены.

Источники: doverus.ru, www.garant.ru, pravcons.ru, www.gazeta-unp.ru, www.glavbukh.ru