Акт инвентаризации бланков строгой отчетности образец рб
Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 196 Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности.
2. Признать утратившими силу:
постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. N 21 "Об утверждении Положения о порядке использования бланков строгой отчетности"
постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 4 ноября 2005 г. N 133 "О внесении изменения в Положение о порядке использования бланков строгой отчетности"
постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 1 июня 2006 г. N 60 "О внесении изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. N 21" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г. N 90, 8/14519)
пункт 2 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27 августа 2007 г. N 124 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения бухгалтерского учета при осуществлении лотерейной деятельности, внесении дополнения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. N 21, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь по вопросам лотерейной деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г. N 226, 8/17082).
Министр А.М.ХАРКОВЕЦ
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (далее - Инструкция) устанавливает порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности и распространяется на юридических лиц всех форм собственности и индивидуальных предпринимателей (далее - организации (индивидуальные предприниматели).
Требования настоящей Инструкции не распространяются на лотерейные билеты.
2. Бланки строгой отчетности, используемые организациями (индивидуальными предпринимателями), должны соответствовать типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством.
3. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.
4. Экземпляры бланков строгой отчетности заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью). Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются.
Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.
5. Передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим не допускается, за исключением бланков строгой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет.
6. Инвентаризация бланков строгой отчетности в местах их хранения проводится комиссией организации (индивидуальным предпринимателем) в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. N 180 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г. N 16, 8/17745).
Глава 2 УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
7. Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом.
В случае расхождения фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 1. В данном акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек бланков строгой отчетности с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт проверки наличия бланков строгой отчетности составляется в двух экземплярах: первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации (индивидуального предпринимателя).
8. Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 2, которая до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем).
9. Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии.
Глава 3 ВЫДАЧА БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
10. Учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам "приход", "расход", "остаток".
11. Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности по форме согласно приложению 3 с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков.
12. В целях контроля за использованием бланков строгой отчетности бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности по форме согласно приложению 4.
13. В случаях утраты или хищения бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.
14. Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 5.
Глава 4 УЧЕТ ИСПОРЧЕННЫХ И (ИЛИ) АННУЛИРОВАННЫХ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ. УНИЧТОЖЕНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
15. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
16. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности начинается по истечении срока, указанного в пункте 15 настоящей Инструкции, по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.
17. Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трехдневный срок акт на списание бланков строгой отчетности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения.
18. После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).
Акт об уничтожении бланков строгой отчетности в трехдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).
Глава 5 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
19. Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) в стоимостном и количественном выражении:
коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - на счете 10 "Материалы"
бюджетными организациями - на субсчете 210 "Расходы к распределению".
20. Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется на забалансовых счетах по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам):
коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности"
бюджетными организациями - на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности".
Централизованные бухгалтерии дополнительно ведут учет бланков строгой отчетности по каждому обслуживаемому учреждению.
коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение одновременно поступление бланков конкретных серий и номеров отражается по приходу на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" по номинальной стоимости или условной оценке
бюджетными организациями - по дебету субсчета 210 "Расходы к распределению" и кредиту субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" одновременно поступление бланков конкретных серий и номеров - по дебету счета 04 "Бланки строгой отчетности" (субсчета по материально ответственным лицам) по фактически произведенным затратам на их приобретение.
22. Списание бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственных лиц (списание конкретных серий и номеров бланков) отражается:
коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - по расходу забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности"
коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - по дебету счетов 08 "Вложения во внеоборотные активы", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на реализацию" и других и кредиту счета 10 "Материалы"
бюджетными организациями - по дебету субсчетов 200 "Расходы по бюджету", 202 "Расходы за счет других бюджетов", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 215 "Расходы за счет внебюджетных фондов", 080 "Затраты на производство" и кредиту субсчета 210 "Расходы к распределению".
24. Списание с учета испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности по причине сбоя в работе программных продуктов и оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения бланка, а также различных чрезвычайных обстоятельств (пожара, наводнения, аварии коммунальных сетей и других), произошедших при хранении бланков до передачи их материально ответственным лицом ответственным исполнителям, отражается следующими бухгалтерскими записями:
коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - по дебету счета 92 "Внереализационные доходы и расходы" и кредиту счета 10 "Материалы" одновременно списание конкретных серий и номеров бланков - по расходу забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности"
бюджетными организациями - по дебету субсчетов 200 "Расходы по бюджету", 202 "Расходы за счет других бюджетов", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 215 "Расходы за счет внебюджетных фондов", 080 "Затраты на производство" и кредиту субсчета 210 "Расходы к распределению" одновременно списание конкретных серий и номеров бланков - по расходу забалансового счета 04 "Бланки строгой отчетности".
25. В случае наличия виновных лиц, не обеспечивших сохранность бланков строгой отчетности в местах хранения, стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности отражается следующими бухгалтерскими записями:
коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов 10 "Материалы", 08 "Вложения во внеоборотные активы", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на реализацию" и других одновременно списание бланков конкретных серий и номеров отражается по расходу забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности". Стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности отражается по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
бюджетными организациями - по дебету субсчета 170 "Дебиторы по недостачам" и кредиту субсчетов 200 "Расходы по бюджету", 202 "Расходы за счет других бюджетов", 210 "Расходы к распределению", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 215 "Расходы за счет внебюджетных фондов", 080 "Затраты на производство" одновременно списание конкретных серий и номеров бланков - по расходу забалансового счета 04 "Бланки строгой отчетности".
26. На сумму налога на добавленную стоимость, исчисленную при наличии виновных лиц от стоимости испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности, составляются следующие бухгалтерские записи:
коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, - по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам"
бюджетными организациями, осуществляющими предпринимательскую деятельность, - по дебету субсчета 170 "Дебиторы по недостачам" и кредиту субсчета 173 "Расчеты с бюджетом".
Глава 6 ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ, У КОТОРЫХ ОТСУТСТВУЮТ НАЕМНЫЕ РАБОТНИКИ
27. Индивидуальный предприниматель, у которого отсутствуют наемные работники (далее - предприниматель), поступившие бланки строгой отчетности оприходует и принимает к учету.
Если фактическое наличие книжек бланков строгой отчетности не соответствует данным сопроводительных документов, составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности. Данный акт, составленный в двух экземплярах, подписывается и утверждается предпринимателем.
28. Учет движения (приход, расход, остаток) используемых бланков строгой отчетности ведется в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам "приход", "расход", "остаток". При этом использование бланков строгой отчетности приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности карточкой-справкой по выданным и использованным бланкам строгой отчетности не оформляется.
В случае утраты или хищения бланков строгой отчетности предприниматель вправе составить акт, в котором указать причину (обстоятельство) утраты (хищения), порчи, количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.
Использованные бланки строгой отчетности списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.
29. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются предпринимателем вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности производится по истечении указанного срока. Фактическое уничтожение указанных бланков строгой отчетности проводится предпринимателем, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, им утвержденной. Данный акт подписывается и утверждается предпринимателем.
Приложение 1
к Инструкции о порядке
использования и бухгалтерского
учета бланков строгой отчетности
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету.
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 августа 1998 г. N 88
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ КАССОВЫХ
ОПЕРАЦИЙ, ПО УЧЕТУ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
(в ред. Постановлений Госкомстата РФ
от 27.03.2000 N 26, от 03.05.2000 N 36)
Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
1. Утвердить согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации и ввести их в действие с 1 января 1999 года:
1.1. по учету кассовых операций
N N КО-1 "Приходный кассовый ордер", КО-2 "Расходный кассовый ордер", КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", КО-4 "Кассовая книга", КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств"
1.2. по учету результатов инвентаризации
N N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств", ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов", ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык", ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей", N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных", ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение", ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути", ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них", ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях", ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них", ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств", ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов", ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств", ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности", ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств", ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей", ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации", ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации", ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей", ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций", ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".
(форма N ИНВ-26 отменена с 1 января 2001 года. - Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26)
КонсультантПлюс: примечание.
Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26 введена в действие с 1 января 2001 года новая форма N ИНВ-26.
2. Распространить указанные в п. 1 настоящего Постановления унифицированные формы первичной учетной документации:
Новости партнеров
Помощь: Учет бланков строгой отчетности
УЧЕТ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
Постановлением Совета Министров РБ от 22.12.2001 № 1846 О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров РБ от 13.03.2006 № 339) установлено, что к бланкам строгой отчетности (далее - БСО) относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином РБ по согласованию с МВД РБ и Минюстом РБ, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.
Постановлением Минфина РБ от 01.06.2006 № 60 внесены изменения в Положение о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденное постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21 (далее - Положение № 21). А именно п.2 этого Положения изложен в новой редакции, согласно которой к бланкам строгой отчетности кроме бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты также относятся бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином по согласованию с МВД и Минюстом, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.
Таким образом, в настоящее время для отнесения бланка документа (кроме бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты) к БСО необходимо, чтобы он имел или идентификационный номер, нанесенный на него при изготовлении, или элементы защиты от подделки, или то и другое одновременно.
Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к БСО принимают республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству РБ, облисполкомы, Минский горисполком в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности.
Состав бланков строгой отчетности определен приказом Минфина РБ от 24.04.2002 № 501 О регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетности. К таким документам, в частности, относятся (примечание):
- товарно-транспортная накладная типовой формы ТТН-1
- товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей типовой формы ТН-2
- квитанция формы КВ-1
- талон формы 20-ФС
- заказ-наряд формы ЗН-1
- приходный кассовый ордер формы КО-1 и формы КО-1в и т.д.
Часть указанных БСО была включена в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках (далее - ЭБД) постановлением МНС РБ от 05.04.2002 № 43, а именно это:
- товарно-транспортная накладная типовой формы ТТН-1
- товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей типовой формы ТН-2
- приходный кассовый ордер формы КО-1
- талон формы 20-ФС
- счет-фактура по налогу на добавленную стоимость формы СФ-1
- квитанционная книжка (код 0402370004) (квитанция, ордер, уведомление) открытого акционерного общества Сберегательный банк Беларусбанк
- накладная - приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет (специализированная форма РП-4)
- туристский ваучер
- квитанция-накладная на отпуск лесопродукции за наличный расчет, форма КН-1 (лес).
С 15 мая 2006 г. согласно постановлению МНС РБ от 20.04.2006 № 53 к указанным БСО добавились бланки отчета по отпуску нефтепродуктов по электронным картам и оказанию услуг (специализированная форма НП-АЗС), а также специализированных форм ТТН-1 и ТН-2 и приемных квитанции специализированных форм, применяемых при покупке сельхозпродукции: ПК-1 (скот) ПК-3 (молоко) ПК-5 (картофель) ПК-6 (овощи) ПК-8 (свекла) ПК-9 (зерно) ПК-10 (зерно) ПК-11 (плоды и ягоды) ПК-16 (лен) ПК-19 (семена овощей) ПО-1 (сельхозучет) ПК-(ЭВМ) .
Все эти бланки утверждены постановлением Минсельхозпрода РБ от 01.04.2002 № 8 Об утверждении специализированных форм товарно-транспортных накладных, товарных накладных и приемных квитанций (в ред. постановления от 11.09.2002 № 26).
По всем перечисленным бланкам первичных учетных документов информацию о получателе конкретного номера, серии (а по некоторым бланкам и кода) бланка можно получить на сайте в сети Интернет (http://blank.bisc.by). Для формирования запроса необходимо знать код, номер, серию бланка.
В случае если у организации отсутствует подключение к сети Интернет, проверить легальность оформления грузоотправителем товарно-транспортной или товарной накладной при получении сопроводительного документа на товар можно, обратившись с письменным заявлением в ИМНС либо подразделение реализующих организаций для подтверждения информации о реализации данному грузоотправителю бланка накладной с соответствующим номером и серией. ИМНС либо подразделение реализующих организаций обязаны дать ответ не позднее конца рабочего дня, следующего за днем обращения к ним с запросом организации.
Перечень организаций, уполномоченных реализовывать БСО, утвержден постановлением МНС РБ от 25.06.2003 № 71. В этот перечень входят РУП Издательство Белбланкавыд департамента государственных знаков Минфина, РГО Белпочта Минсвязи, РУП Национальное агентство по туризму (в части реализации бланков туристского ваучера).
На предприятии или в организации могут использоваться те или другие БСО в зависимости от вида осуществляемой деятельности. Поэтому согласно п.7 Положения № 21 перечень документов, относящихся к БСО, место и порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица.
Для предприятий и организаций ведомственной подчиненности существуют свои перечни БСО, утвержденные приказами и постановлениями соответствующих ведомств. Они могут быть шире или же перечня БСО, включенного в ЭБД или в Государственный реестр бланков строгой отчетности. Например, для организаций, подведомственных Минздраву, перечень БСО (утвержден приказом Минздрава РБ от 10.06.2004 № 324).
Банками используются БСО типовых или специализированных форм, утвержденных Нацбанком, Минфином или иными республиканскими органами государственного управления.
Бланки строгой отчетности, включенные в ЭБД, являются первичными учетными документами, входящими в зону повышенного внимания и ответственности бухгалтеров и работников экономических служб предприятия. Как правило, использование БСО связано с движением денежных средств или товаров и влияет на выручку предприятия, а значит, и на сумму налогов. Причем это такие документы, которые приобретают силу первичного учетного документа после их заполнения. Своевременное и качественное оформление документов, в т.ч. БСО, обеспечение достоверности содержащихся в них данных, передача их в установленные сроки для отражения в учете Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-XII О бухгалтерском учете и отчетности возложено на лиц, составивших и подписавших первичные учетные документы.
Порядок приобретения, уничтожения, возврата и замены БСО, включенных в ЭБД, изложен в Инструкции о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 (далее - Инструкция № 61/47/7).
Бланки первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит включению в ЭБД, реализуются организациям и индивидуальным предпринимателям за безналичный расчет подразделениями реализующей организации, перечень которых согласовывается с МНС. Для приобретения указанных бланков первичных учетных документов необходимо подать в инспекцию МНС по месту регистрации в качестве налогоплательщиков заявку по форме и в порядке, приведенных в Инструкции № 61/47/17.
Сведения об утвержденных заявках передаются инспекцией МНС в ЭБД в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявки организацией и индивидуальным предпринимателем.
Передача бланков первичных учетных документов, являющихся БСО, от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается, за исключением БСО, предназначенных для приема платежей в бюджет. В случае установления фактов использования организациями и индивидуальными предпринимателями бланков первичных учетных документов, которые в ЭБД за ними не числятся, бланки подлежат аннулированию в порядке, установленном Инструкцией № 61/47/7.
Обнаруженные брак, порча, утрата, хищение БСО, включенных в ЭБД, проверяются комиссией, создаваемой руководителем предприятия, не позднее 3 дней со дня обнаружения. По результатам проверки составляется акт списания бланков первичных учетных документов по форме согласно приложению 7 к Инструкции № 61/47/17, который утверждается руководителем организации и не позднее дня, следующего за днем утверждения, представляется в инспекцию МНС. Бракованные, испорченные, утраченные, похищенные бланки первичных учетных документов исключаются из ЭБД на основании представленного акта.
Испорченные при заполнении бланки первичных учетных документов не включаются в акт списания бланков первичных учетных документов, представляемый в инспекцию МНС, и должны сохраняться с составленным на них реестром в течение месяца после завершения выездной (налоговой) проверки.
Уничтожение испорченных бланков первичных учетных документов производится в порядке, установленном Положением № 21.
Бланки товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной формы ТН-2 и инструкции по их заполнению утверждены постановлением Минфина РБ от 14.05.2001 № 53.
Напомним, что согласно постановлению Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 30.12.2005 № 173/135/31 с 1 февраля 2006 г. запрещается использование бланков ТТН-1 и ТН-2, изготовленных без юниграммы, кроме бланков, изготовленных на самокопирующейся бумаге.
Порядок хранения, учета и использования бланков строгой отчетности юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями регулируется Положением № 21.
Все экземпляры БСО заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью). Реквизиты в документах должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки, помарки не допускаются. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание поправки и лицо, ее осуществившее. Исправления не должны препятствовать прочтению изначальной записи.
Поступившие БСО должны быть оприходованы материально ответственным лицом. В случаях расхождения фактического наличия БСО с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности, в котором отражается количество не оказавшихся в наличии книжек с указанием серий и номеров БСО. Акт составляется в двух экземплярах, из которых первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Выдаются БСО в подотчет материально ответственными лицами по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица (индивидуального предпринимателя) с указанием серий и номеров выданных БСО.
При списании использованных БСО с материально ответственных лиц составляется акт на списание использованных бланков строгой отчетности.
На каждое материально ответственное лицо, работающее с БСО, в бухгалтерии юридического лица (у индивидуального предпринимателя) ведется карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. Такие карточки-справки являются основанием для ведения аналитического учета списания БСО.
Учет прихода на предприятие и выдачи материально ответственным лицам бланков БСО ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуальным предпринимателем). На каждый вид бланков заводится один или несколько отдельных листов книги. Каждая операция по получению, выдаче и возврату бланков записывается отдельной строкой. Учет получения и выдачи БСО ведется главным бухгалтером, индивидуальным предпринимателем либо по его поручению одним из работников согласно утвержденному распределению обязанностей.
Фактически книга позволяет вести учет оприходования бланков тех или других БСО от поставщиков и выдачи их материально ответственным лицам в пределах текущей потребности. Списание использованных БСО в этой книге не отражается (за исключением списания неиспользованных, испорченных и утерянных БСО).
Учитываются БСО на забалансовом счете 006 Бланки строгой отчетности. Аналитический учет ведется по каждому виду БСО и местам их хранения по номинальной стоимости или в условной оценке.
При поступлении от поставщиков на стоимость БСО, указанную в ТН-2, делается бухгалтерская запись: Д-т 10 - К-т 60 и одновременно Д-т 006.
По мере выдачи БСО их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг) записью: Д-т 20, 44 - К-т 10 (на основании записи в приходно-расходной книге по учету БСО).
Запись по кредиту счета 006 производится по мере списания БСО материально ответственными лицами (по мере представления актов на списание и занесения данных в карточку-справку).
Моментом списания стоимости БСО на себестоимость продукции, издержки обращения является дата выдачи БСО материально ответственному лицу (согласно приходно-расходной книге по учету БСО), после чего в балансе стоимость БСО не фигурирует.
Испорченные и (или) аннулированные БСО должны обязательно сохраняться с составленным на них реестром в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение БСО, не подлежащих использованию по каким-либо причинам, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Для этой цели приказом назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению БСО и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. Списание уничтоженных БСО производится на основании акта.
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно.
19.07.2006 г.
Сергей Углов, экономист
Журнал Главный Бухгалтер. Учетная и отчетная документация № 4, 2006 г.
Примечание. Государственный реестр бланков строгой отчетности в полном объеме приведен на сайте Минфина РБ http://ncpi.gov.by/minfin в разделе Департамент государственных знаков.
От редакции: С 4 сентября 2006 г. постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 05.04.2002 № 43 О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 22.08.2006 № 89 внесено дополнение.
В постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 05.04.2002 № 43 О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 29.12.2006 № 131 внесены дополнения.
В постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 05.04.2002 № 43 О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 14.02.2007 № 34 внесено дополнение.
В пункт 1 постановления Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 01.04.2002 № 8 Об утверждении специализированных форм товарно-транспортных, товарных накладных и приемных квитанций на основании постановления Министерства сельского хозяйства и продовольствия от 31.07.2007 № 54 внесены изменения.
Информация: Основные виды первичной учетной документации и регистров бухгалтерского учета, не являющихся бланками строгой отчетности
В Инструкцию о порядке разработки, производства, учета,
хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных
документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой
отчетности, утвержденную постановлением Министерства финансов
Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики
Беларусь и Министерства связи Республики Беларусь от 16.04.2002
Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики
Бланки строгой отчетности
Бланк строгой отчетности - документ, который в определенных случаях позволяет отказаться от применения контрольно-кассовой техники. В статье рассматриваются основные вопросы использования и учета бланков строгой отчетности.
Бланки строгой отчетности часто более удобны в применении, чем контрольно-кассовая техника, ведь в случае их применения организации не приходится приобретать кассовые аппараты, регистрировать их в налоговых органах, тратить средства на техническое обслуживание. Несмотря на явное удобство в применении, использование бланков строгой отчетности - не такое простое занятие, как может показаться на первый взгляд.
Новые правила
К бланкам строгой отчетности, приравниваемым к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы.
Для расчетов наличными денежными средствами бланки строгой отчетности применяются организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых такие бланки утверждены.
Правительство РФ Постановлением от 06.05.2008 № 359 утвердило новое Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее - Положение).
Положение посвящено порядку оформления и учета бланков строгой отчетности. В связи с его принятием отменено Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 № 171. которым было утверждено ранее действовавшее Положение с аналогичным названием.
Новое Положение вступило в действие 21 мая 2008 г. а это значит, что его нужно использовать уже сейчас.
Положение содержит два основных новшества.
Первое - это указание на то, что бланк строгой отчетности может быть изготовлен не только типографским способом, но с использованием автоматизированных систем. Прежний порядок не предусматривал возможность изготовления бланков с помощью компьютерной техники. Поэтому Минфин считал, что такие документы должны изготавливаться исключительно типографиями (см. письмо Минфина России от 27.09.2005 № 03-01-20/5-193 ).
К сожалению, новое Положение не содержит определения автоматизированной системы, но зато в нем указано, что при использовании автоматизированных систем должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Кроме того, по требованию налоговых органов организации и индивидуальные предприниматели обязаны будут представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.
Таким образом, представляется маловероятным то, что самостоятельное использование стандартных программ, таких как, например, Microsoft Word или Excel, для формирования шаблонов, а затем распечатка бланков строгой отчетности будут отвечать требованиям законодательства.
Вторым новшеством Положения является изменение порядка утверждения форм бланков строгой отчетности.
Раньше утверждать новые формы бланков мог исключительно Минфин России. Теперь это могут быть любые федеральные органы исполнительной власти, которые наделены соответствующими полномочиями по закону. Остается надеяться, что в связи с этим изменением долгожданные новые формы бланков строгой отчетности будут появляться быстрее, чем раньше.
В связи с выходом нового Положения старые бланки строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171. действуют до 1 декабря 2008 г. Бланки, утвержденные после вступления в силу названного Постановления, продолжают действовать до момента утверждения новых форм.
Порядок хранения и инвентаризации
Для учета бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом, организации и индивидуальные предприниматели должны вести книгу учета бланков документов, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью.
Форму такой книги можно разработать самостоятельно или использовать книгу учета бланков строгой отчетности, утвержденную приказом Минфина России от 23.09.2005 № 123н Об утверждении форм регистров бюджетного учета. Учет бланков в книге нужно вести по их наименованиям, сериям и номерам.
С работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств, необходимо заключить договор о материальной ответственности.
Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники обязывает руководителя организации образовать комиссию для приемки бланков. Приемка должна производиться в день поступления бланков в организацию.
Бланки принимаются материально ответственным работником в присутствии комиссии. При приемке нужно проверить соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составить акт приемки бланков документов. Данный акт утверждается руководителем (индивидуальным предпринимателем) и является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.
Хранить бланки строгой отчетности нужно в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают их порчу и хищение. Наряду с этими мерами предосторожности ежедневно по окончании рабочего дня место хранения бланков документов должно опечатываться или опломбировываться.
Хранить копии использованных бланков (корешки), подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, организации должны не менее пяти лет. По окончании данного срока необходимо провести инвентаризацию бланков.
По истечении месяца после такой инвентаризации следует создать комиссию по уничтожению бланков строгой отчетности, на основании акта которой и будут списаны бланки. Аналогичный порядок действует и в отношении некомплектных или испорченных бланков.
Инвентаризация бланков строгой отчетности должна осуществляться одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств. Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 ) по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
В ходе инвентаризации устанавливается фактическое наличие бланков, осуществляются их пересчет и сверка остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности и бухгалтерского учета. При инвентаризации необходимо проверить и порядок ведения книги учета бланков - полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.
При оформлении проведения инвентаризации необходимо использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
- ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
- ИНВ-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.
Опись ИНВ-16 составляют в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему бланки строгой отчетности второй экземпляр - материально ответственному лицу, сдавшему бланки третий экземпляр - бухгалтерии.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности
Для учета бланков строгой отчетности Планом счетов предусмотрен забалансовый счет 006 Бланки строгой отчетности.
В Инструкции по применению Плана счетов указано, что счет 006 предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности: квитанционных книжек, бланков удостоверений, дипломов, различных абонементов, талонов, билетов, бланков товарно-сопроводительных документов и т.п. Аналитический учет на счете 006 должен обеспечить формирование информации по видам бланков и местам их хранения. При этом установлено, что бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 в условной оценке.
Таким образом, организации в своей учетной политике следует установить порядок условной оценки, по которой она учитывает бланки.
Учет бланков строгой отчетности на забалансовом счете следует вести от момента их оприходования материально ответственным лицом до момента окончательного выбытия из организации, т.е. уничтожения копий (корешков) бланков по истечении срока хранения. Только таким образом будет обеспечен надлежащий аналитический учет бланков строгой отчетности.
Фактическую стоимость поступивших в организацию бланков строгой отчетности в соответствии с ПБУ 5/01 Учет материально-производственных запасов и Планом счетов следует отражать на счете 10 Материалы.
Приведем типовые проводки по учету бланков строгой отчетности.
1. Организацией приобретены бланки строгой отчетности и приняты на учет на основании документов поставщика (договор, накладная № ТОРГ-12) и акта приема бланков материально ответственным лицом:
Для целей налогообложения прибыли стоимость бланков можно отнести на расходы либо в составе материальных расходов (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе канцелярских расходов (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123 ).
В заключение отметим, что к применению и заполнению бланков строгой отчетности следует подходить предельно серьезно. Ведь если при оказании услуг организация или индивидуальный предприниматель не выдаст бланк на полученную сумму или выданный бланк не будет соответствовать утвержденной форме, то это может явиться основанием для привлечения к административной ответственности за неприменение контрольно-кассовой техники, предусмотренной ст. 14.5 КоАП РФ.
