Акт приема-передачи документов

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу. Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Учет бланков строгой отчетности: передача для использования

В соответствии с п.4 Положения №359, которым регламентирован порядок расчетов наличными средствами и платежными картами при отсутствии ККТ, вы можете оформить заказ на изготовление бланков строгой отчетности в типографии, или использовать для их печати автоматизированную систему. Кстати, если предпочтение будет отдано автоматизированной системе, можно будет осуществлять печать на собственном принтере и даже акт передачи БСО для оприходования не понадобится. Примером такой автоматизированной системы и является BLANKSOMAT. В статье "Почем нынче БСО или как не платить за лишнее" об этом говорится подробнее. В непосредственной зависимости от того, какой способ изготовления выбрать, находится учет БСО в целом. Кроме всего прочего от результатов выбора будет зависеть и то, насколько можно оптимизировать работу с физическими лицами при оказании услуг. Касается это не только экономии денежных средств, но и рационального использования рабочего времени сотрудников, оказывающих услуги населению.

Типографский способ печати или автоматизированная система

При типографском способе печати придется сначала разработать образец и оформить заказ. Маленьким тиражом осуществлять печать экономически нецелесообразно, а для большого количества печатной продукции потребуется оборудовать надлежащим образом гораздо больше места, что не замедлит сказаться на общей суме затрат.

Без книги учета БСО обойтись не получится. Передача бланков строгой отчетности будет зафиксирована специальным актом. После оприходования по бухгалтерии и отображения затрат на изготовление печатной продукции все данные, касающиеся номерных деловых бумаг будут занесены в книгу. Прежде всего, делается запись об оприходовании печатной продукции в соответствии с имеющимся актом, а в дальнейшем фиксируются любые перемещения по каждому виду отдельно с соблюдением хронологии.

При использовании автоматизированной системы ведение бумажного носителя и составление акта перестают быть актуальными, так как все до единой операции фиксируются автоматически. В любой момент можно составить отчет, при этом искажение данных исключено, так как при формировании отчетности влияние человеческого фактора сведено к минимуму.

При получении заказа и сопроводительных документов из типографии создается комиссия, которая пересчитывает количество печатной продукции, сверяет наличие серий и номеров по каждому виду отдельно, и только после такой процедуры и отражения их в учете проводится передача на хранение материально ответственному лицу, закрепленному отдельным приказом. При этом оформляется акт передачи бланков строгой отчетности. После оприходования документов в установленном порядке данный работник должен отмечать любые их перемещения в книге учета БСО. Выдача бланков для расчетов с клиентами фиксируется в обязательном порядке. Подотчетные лица получают их под роспись. Так же под роспись сдаются обратно излишки неиспользованных за день документов. Обусловлено это тем, что в п. 16 Положения четко оговорено место хранения для документации, подлежащей строгой отчетности. Это специально оборудованное помещение, сейф или металлический ящик, который в конце каждого рабочего дня опечатывается в обязательном порядке. Хорошо еще, что при возврате излишков или повторном получении их на следующий день акт приема-передачи БСО составлять не нужно. Достаточно записи в книге и росписей подотчетных лиц.

При использовании автоматизированной системы формировать и распечатывать бланки может работник, непосредственно оказывающий услуги. Это очень удобно, так как одновременно можно предоставить доступ для работы неограниченному количеству сотрудников. Заполнение можно осуществлять в системе, а на печать выводить уже готовый для осуществления расчетов с клиентом документ. Использование системы BLANKSOMAT это допускает. Такой способ по достоинству смогут оценить субъекты хозяйствования, осуществляющие прием и обслуживание нескольких клиентов одновременно, работающие на выезде или имеющие более чем одну точку оказания услуг, так как распечатать нужные бумаги можно в любом удобном месте. Для этого достаточно иметь выход в интернет и соответствующую оргтехнику.

Вот и получается, что такое звено, как передача бланков строгой отчетности в бухгалтерию просто выпадает. При этом имеется возможность не только сформировать бухгалтерские документы о количестве изданных документов для оплаты по счетам и проведения расходов по учету, но в случае необходимости получить и оригиналы по почте. При всем этом в BLANKSOMAT автоматически ведется книга учета БСО и при желании ее можно распечатать.

Подведем итог:

Подробнее узнать, какие требования выдвигаются к заполнению книги можно в статье «Книга учета бланков строгой отчетности».

Нюансы, возникающие при передаче БСО

Следует различать передачу бланков материально ответственному лицу для производственных целей, от выдачи клиенту после приема от него суммы расчета за услуги. В первом случае передаются именно незаполненные документы. В зависимости от их вида передача осуществляется книжками или с номера по номер, записи в книге делаются отдельно по каждому виду. Во втором случае после заполнения оригинал (первый экземпляр) передается клиенту, осуществившему оплату за услуги. При этом подтверждением использования будут являться, принятые вместе с суммой выручки вторые экземпляры или корешки, которые следует хранить в опечатанных мешках в систематизированном виде не менее пяти лет и только после этого можно будет списать.

Очень важно при заполнении деловых бумаг быть предельно внимательным. Отчасти это связано с тем, что никакие исправления в бланках строгой отчетности недопустимы. Запомните, что испорченные экземпляры нельзя выбрасывать. Их следует перечеркнуть и сдать материально-ответственному лицу на хранение до момента списания, которое будет проведено значительно позже в сроки, установленные законодательством.

Бюджетный учет бланков строгой отчетности требует более строгого подхода. Обусловлено это тем, что в бюджетном учреждении таких документов гораздо больше и предназначены они не только для проведения расчетов. В зависимости от специфики учреждения это могут быть аттестаты, дипломы, больничные листы, удостоверения, трудовые книжки и тому подобное. Поэтому правила обращения с бланками в таких организациях могут требовать того, чтобы их передвижение фиксировались дополнительно. При этом следует заполнять соответствующий акт передачи бланков строгой отчетности. В различных организациях этот документ может называться несколько по-разному, суть его при этом будет неизменной. Его необходимо составлять, в том числе, и для передачи БСО, являющихся альтернативой кассовым чекам, в общем порядке. Такой акт приема-передачи БСО можно распечатать, используя возможности BLANKSOMAT. Тут же можно найти и массу других полезных вещей. Формы приказов, актов приема-передачи и актов на уничтожение, инвентаризационные описи, договор о материальной ответственности и прочее.

Заполнение книги учета БСО

Здравствуйте. У нас ООО на УСН начали работать 13 января 2012, а квитанции в типографии заказали ( накладная с чеком на 5 книжек) 16 ноябре 2011г. Книгу учёта БСО никто не вёл, я хочу заполнить книгу с января 2012г. Подскажите пожалуйста как правильно начать. Что нужно писать в табличной части. В эту книгу нужно каждую квитанцию вписывать или китанц. книжку.

Здравствуйте. Если я правильно поняла, то моя книгу учёта БСО будет выглядеть так:

Дата открытия 13.01.2012г. - когда мы начали работать

Дата (число месяц год) - 13.01.2012

От кого получено или кому отпущено - (кассиру) Ф.И.О

Основание (наим.док. № дата) - вот здесь не совсем понятно ДОКУМЕНТ - это товарная накладная по котор. получены квитанции или нужно составлять акт приема передачи квитанции .

Учет бланков строгой отчетности (БСО)

Содержание статьи

Согласно действующему законодательству все субъекты предпринимательской деятельности при осуществлении расчетов наличными денежными средствами обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Однако, законодательство позволяет индивидуальным предпринимателям обходится без неё, в таком случае используются бланки строгой отчетности. В связи с эти на предпринимателе лежит обязанность организовать учет бланков строгой отчетности.

Учет, хранение и списание бланков строгой учетности

Книга (журнал) учета бланков строгой учетности

Сразу отметим, что все вопросы относительно использования, хранения, учета, уничтожения бланков строгой отчетности детально регламентированы в «Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденном Правительством РФ. Согласно данному Положению предприниматель должен завести журнал учета бланков строгой отчетности, в котором фиксируются все бланки. На сегодняшний день унифицированной формы данной книги нет, поэтому предприниматель может самостоятельно разработать форму данного журнала. Однако, необходимо помнить, что книга учета БСО должна быть прошита и пронумерована, а также скреплена печатью и подписью ИП.

Одновременно с этим предприниматель должен издать локальный акт, в котором утверждается порядок заполнения журнала (книги) учета бланков строгой отчетности. Этим же приказом назначается ответственное лицо за учет БСО, в чьи обязанности входит ведение журнала учета, а также все иные мероприятия в отношении бланков строгой отчетности.

Бухгалтерский учет БСО

Отметим еще один нюанс с данными документами. Законодательство предусматривает бухгалтерский учет бланков строгой отчетности, в частности для них выделена отдельная группировка в плане счетов, а ИП имеют право получить налоговый вычет, в размере суммы, потраченной на приобретение БСО. В связи с этим чрезвычайно важно сформировать порядок учета бланков строгой отчетности, который в обязательном порядке должен соответствовать действующему законодательству. В целях контроля за сохранностью бланков предприниматель обязан осуществлять периодическую инвентаризацию. Итоги которой объединяются в акт инвентаризации бланков строгой отчетности.

Хранение бланков строгой отчетности

В связи с тем, что бланки строгой отчетности подлежат учету, то и организация их хранения требует самого пристального внимания со стороны предпринимателя.

В частности, законодательство предусматривает, что хранение бланков строгой отчетности должно исключать возможность их получения неуполномоченными лицами. Для этого все бланки должны храниться в сейфе или специальном помещении. Данные сейфы или помещения должны ежедневно опечатываться.

Срок хранения бланков строгой отчетности

Срок хранения бланков строгой отчетности законодательством регламентируется только в отношении, копий использованных бланков, а также их корешков. Они должны храниться не менее пяти лет, но при этом их уничтожение допускается только по прошествии месяца со дня последней инвентаризации. Относительно неиспользованных бланков никаких сроков не предусмотрено, поэтому они могут храниться любое время.

Бланк строгой отчетности для ИП

Что такое бланк строгой отчетности для ИП, для чего он нужен и как применяется? На эти вопросы мы ответим в нашей сегодняшней публикации. А в самом низу материала размещена ссылка, по которой можно скачать БСО для ИП.

В случае если индивидуальный предприниматель оказывает услуги населению, то на основании законодательства Российской Федерации (статья 2, пункт 2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 ), он имеет право применять бланк строгой отчетности для ИП (БСО).

Бланк строгой отчетности, который упоминается в Постановлении Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16, допускается использовать в расчетах ИП.

В произведении расчетов с организациями нельзя использовать бланк строгой отчетности ИП! Порядок использования БСО регламентирован Постановлением Правительства Российской Федерации № 359 от 06.05.2008 О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Что оформляется на бланках строгой отчетности ИП?

На бланках строгой отчетности (БСО) как правило, оформляются:

По данным Минфина РФ с недавнего времени, бланк строгой отчетности для ИП может использоваться при всех видах услуг. БСО заменяет кассовый чек. При этом не имеет значения, указаны данные услуги в ОКУН или нет.

Обязательные пункты бланка строгой отчетности ИП

БСО должен содержать обязательные пункты:

Использование бланка строгой отчетности для ИП

В соответствии с действующим законодательством РФ, бланки строгой отчетности могут выпускаться исключительно типографским способом.

Выпуск БСО для ИП в расходах учитывается двумя способами:

1. В расходах, связанных с покупкой канцелярии.
2. В материальных расходах.

Запрещается использовать бланк строгой отчетности для ИП при реализации товаров. Даже если ИП (по законодательству - пункт закона О применении контрольно-кассовой техники&hellip) может не выдавать кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО) использовать нельзя. В этом случае допустимо выдавать покупателю товарный чек.

Преимуществом БСО для ИП является то, что он дает возможность уменьшить расходы. Особенно это касается расходов, которые несет индивидуальный предприниматель при обслуживании кассового аппарата.

Приведем пример: индивидуальный предприниматель ежегодно тратит на приобретение кассовой ленты 8 000 и более тысяч рублей. Расходы на печать бланков строгой отчетности для ИП составят около 2 000 рублей. Таким образом, приходим к выводу, что применение БСО для ИП выгоднее и дешевле.

При расчетах с покупателями ИП заполняет бланк. Делается это при помощи копирки или с отрывным талоном. Потом происходит передача денег от покупателя к продавцу. ИП отдает покупателю подписанный им бланк, а себе оставляет копию (талон). Это необходимо для отчетности.

Бланк строгой отчетности для ИП на УСН

Индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), оказывая услуги населению, по законодательству должны применять бланки строгой отчетности.

Важным моментом для ИП на УСН выступает тот факт, что в этом случае ИП платит налог с общего дохода и поэтому расходы на покупку БСО учету не подлежат.

Источники: blanker.ru, blanksomat.ru, www.buhonline.ru, ipinform.ru, tbis.ru