Журнал учета справок и копий документов - применяется для регистрации документов, выдаваемых кадровой службой по запросу работника.
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы выписки из трудовой книжки справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
(ТК РФ, Часть III, статья 62)
Справка с места работы предназначена для подтверждения следующих фактов: фактическое место работы, должность или профессия, стаж работы, размер заработной платы и др. Справки оформляются на фирменном бланке организации, содержащем реквизиты организации, адрес и телефон. Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления. Например: посольство иностранного государства, ОВИР, суд, РУВД и т.д.
Копия трудовой книжки или выписки из нее выдаются работнику по его письменному заявлению не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Для придания копии юридической силы ее необходимо заверить. Заверенная копия документа - это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Реквизит «Отметка о заверении копии» описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.26). Эта отметка включает:
заверительную надпись «Верно» должность лица, заверившего копию личную подпись расшифровку подписи (инициалы, фамилию) дату заверения.
В связи с тем, что копия трудовой книжки или выписка из нее выдаются работнику на руки, отметка о заверении копии дополняется оттиском печати организации или кадровой службы. Если копия трудовой книжки или выписка из нее располагаются на нескольких страницах, то отметка о заверении копии при необходимости может помещаться в конце каждой страницы.
Выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее имеют право работодатель или специально уполномоченное им лицо, которое приказом (распоряжением работодателя) назначено ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
(ГОСТ Р 51141-98)
Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Обратите внимание, что в соответствии с п. ж ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Журналов учета справок и копий документов установлен срок хранения 3 года (с даты закрытия журнала).
Генеральный директор ООО «Конфин»
МП ____________________КВАРДИН А.В.
10 января 2004 г.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА
I. Общие положения
Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника .
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников – личном деле работника.
Личное дело состоит из следующих разделов:
· анкетно-биографические и характеризующие материалы, к которым относятся:
o заявление о приеме на работу (не обязательно)
o листок по учету кадров
o паспорт (копия)
o военный билет, приписное свидетельство (копия)
o документы об образовании (копия)
o свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия)
o пенсионное удостоверение (для пенсионеров) (копия)
o свидетельство о рождении детей (копия)
o свидетельство о заключении брака (копия)
o документ о праве на льготы (копия)
o результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей (для категории работников моложе 18 лет поступающие на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, на тяжелые работы поступающие на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств заявление работника о приеме на работу)
o трудовой договор
o документы, связанные с переводом и перемещением работника (заявления работника и т. п.)
o аттестационные листы
o характеристики и рекомендательные письма
o заявление работника об увольнении
o копия приказа об увольнении
o личная карточка формы Т-2
o другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным
· дополнительные материалы, к которым относятся:
o расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области
o фотографии
o дополнение к личному делу
o другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.
II. Получение персональных данных работника
Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Все персональные данные работника получаются у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.
III. Формирование и ведение личных дел
Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка заявление работника о приеме на работу листок по учету кадров результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации дополнение к личному делу внутренняя опись.
Все документы личного дела подшиваются в обложку.
К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора, размер 3х4). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причины изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения специалиста по кадрам. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства и т. п.
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Листок по учету кадров является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, семейном положении, месте прописки или проживания, выполняемая работа с начала трудовой деятельности и т. п. Листок по учету кадров заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу .
При заполнении Листка по учет кадров работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах Листка по учету кадров записываются без повторения вопроса.
При заполнении графы «Образование» следует применять следующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «неполное среднее», в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графе «Семейное положение» перечисляются все близкие родственники (муж, жена, дочь, сын) проживающие совместно с работником. Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке.
Все записи производятся в хронологическом порядке.
При заполнении Листка по учету кадров используются следующие документы:
· паспорт
· трудовая книжка
· военный билет
· документы об образовании
· документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
Листок по учету кадров подписывается лицом, принимаемым на работу, и специалистом по кадрам после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью отдела кадров.
Копии всех документов заверяются личной подписью специалиста по кадрам после сверки их с подлинниками документов.
Дополнение к личному делу – документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее) с указанием причины перемещения («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).
Дополнение к личному делу составляется специалистом по кадрам и не нуждается в заверении подписью либо печатью.
Личная карточка формы Т-2 составляется специалистом по кадрам по унифицированной форме, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с предоставленными документами. В случае обновления старая Личная карточка изымается из раздела личного дела «Анкетно-биографические и характеризующие материалы», приобщается к «Дополнительным материалам» и заменяется новой. Личная карточка подписывается специалистом по кадрам.
В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которым относятся:
· аттестационные листы
· копии документов об утверждении в должности
· другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I настоящего Положения.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
Специалист по кадрам принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.
IV. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных
Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
Работник имеет право на:
· полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных
· свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ
· определение своих представителей для защиты своих персональных данных
· доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору
· требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований . При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения
· требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях
· обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
V. Учет, хранение и передача персональных данных работника
Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования».
Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел». Журнал содержит следующие графы:
· порядковый номер личного дела
· фамилия, имя, отчество сотрудника
· дата постановки дела на учет
· дата снятия дела с учета.
В кадровом отделе хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.
После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.
Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.
Не допускается:
· сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ
· сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия
· запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо предупреждать их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации.
Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Анкета кандидата на трудоустройство
Работник пришел за справкой
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 2
РАБОТНИК ПРИШЕЛ ЗА СПРАВКОЙ
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой. Наиболее часто работник среди такого рода документов запрашивает справку с места работы. Как следует организовать работу по выдаче этого документа, чем обычная справка отличается от архивной справки - ищите ответы на эти вопросы в статье.
Зачем нужно заявление
Прежде всего работник отдела кадров должен обратить внимание на то, что законодатель требует от работника подачи письменного заявления по каждому факту запроса документов, связанных с работой.
И это требование закона нельзя игнорировать, по крайней мере по нескольким причинам:
1. Во-первых, на отсутствие документа, прямо предусмотренного законом, могут обратить внимание проверяющие.
2. Во-вторых, наличие заявления будет способствовать целям совершенствования кадрового учета.
3. В-третьих, заявление можно прекрасно использовать в рамках работы по защите персональных данных работника (о чем мы скажем ниже).
4. В-четвертых, дата написания заявления даст отсчет сроку для подготовки документа, что будет способствовать быстрому решению вопроса и не позволит кадровику отложить дело на потом.
Поскольку закон устанавливает крайне ограниченные сроки для подготовки документов работодателем - всего 3 рабочих дня, необходимо серьезно продумать вопрос о том, как ускорить прохождение заявления работника. Ведь очень часто заявление работника рассматривается неоправданно долго, проходя совершенно ненужные "инстанции": юридическую службу, бухгалтерскую и т. п. Необходимо исключить из этапов работы с заявлением те службы, которые не будут иметь никакого отношения к выдаче работнику запрашиваемых документов. Правила ведения делопроизводства на предприятиях <1> требуют обязательного визирования только проектов управленческих документов, к которым заявление работника не относится. Таким образом, в инструкции по делопроизводству надо обозначить, кому подается заявление работника и кто обязан запрашиваемые документы подготовить.
<1> См. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33, п. 2.1.10.
Некоторые работодатели справедливо полагают, что заявление может быть адресовано напрямую начальнику отдела кадров, который визой определит того из своих подчиненных, кто конкретно займется выполнением запроса. Но, пожалуй, лучше сразу определить того сотрудника, в чьи обязанности это будет входить, в его должностной инструкции и (или) трудовом договоре. Правила делопроизводства не запрещают подписывать копии документов и справки другим лицам, помимо руководителя предприятия. Но это право нужно зафиксировать в приказе, доверенности, должностной инструкции.
Примерный образец
ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору
ООО "Фортуна"
11 января 2013 г. Д. В. Смирнову
В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне в день увольнения, 31 января 2013 г. заверенные надлежащим образом копии следующих документов:
1. Приказ (распоряжение) о моем приеме на работу.
2. Приказ (распоряжение) об увольнении.
Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы.
Секретарь-делопроизводитель М. И. Гончарова
Какая справка будет иметь юридическую силу
Та, которая оформлена в соответствии с законодательством и правилами делопроизводства. Когда работник подает заявление о выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью, следует поинтересоваться, для каких целей ему потребуется справка: для разных целей используются разные справки.
Во многих случаях та или иная цель последующего использования документа требует внесения текста или иных значений в утвержденную, установленную уполномоченным органом власти форму. И документ, созданный не по форме, не будет иметь никакой юридической силы, и работнику снова придется обращаться повторно за выдачей справки.
Так, форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, была утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н. Поэтому выдача информации о начисленных страховых взносах в иной форме недопустима: новый работодатель такой документ не примет к учету.
А для подтверждения страхового стажа, необходимого для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, нужна совсем другая справка. Требования к ее содержанию изложены в п. 23 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).
Справка, выдаваемая в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должна содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Многие консульские учреждения иностранных государств, определяющие состав документов для выдачи визы российскому гражданину, также нередко требуют оформления справки по определенной форме и определенного содержания.
Составляем справку с места работы
Такую справку составить совсем не сложно, если организация или лицо, запрашивающие данный документ, не выдвигают никаких особых требований к ее содержанию и оформлению.
Поскольку по правилам делопроизводства справка относится к числу исходящих документов организации, то она подлежит оформлению на бланке для писем.
Словарь кадрового делопроизводства. Справка - это документ, дающий описание и подтверждение определенным фактам, событиям, явлениям.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации) либо эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания)
- код организации
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
- наименование организации
- справочные данные об организации.
Теперь поговорим о содержании справки.
Справка с места работы должна в обязательном порядке содержать в себе данные о фактах установления, изменения и прекращения трудовых отношений. По запросу органов (лица), заинтересованных в получении справки, текст можно дополнить указанием на использование отпусков разных видов, наличие дисциплинарных взысканий, а также поощрений по работе и другой информацией. Причем все эти сведения должны содержать ссылки на документы, где эти факты, события зафиксированы: приказы, распоряжения и т. д.
Во всех документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (к таким документам относится и справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: "гражданин Иванов работал. ".
Примерный образец
Общество с ограниченной ответственностью "Фортуна"
(ООО "Фортуна")
Адрес: ул. Ивана Бабушкина, д. 5, офис 243-б, Москва, 117335
тел. 8 (495) 120-24-32, факс 8 (495) 120-24-33
www. fortuna. ru, e-mail: lnf@fortuna. ru
ОКПО 28170375,
ИНН 7727826724, КПП 772701001,
ОГРН 1027630927286
СПРАВКА
31 января 2013 г. Москва N 1
Настоящая справка выдана Гончаровой Марии Ивановне 1980 года рождения в том, что она действительно работала в обществе с ограниченной ответственностью "Фортуна".
22 ноября 2010 г. принята на работу в отдел документационного обеспечения управления на должность секретаря (приказ о приеме на работу от 22.11.2010) N 87 л/с с ежемесячной заработной платой в размере 26 000,00 руб. (двадцати шести тысяч рублей 00 коп.).
2 февраля 2011 г. постоянно переведена на должность секретаря-делопроизводителя отдела документационного обеспечения управления (приказ о переводе от 02.02.2011 N 12 л/с) с ежемесячной заработной платой в размере 28 000 руб. (двадцати восьми тысяч рублей 00 коп.).
31 января 2013 г. уволена с занимаемой должности по собственному желанию (приказ об увольнении от 16.01.2013 N 2 л/с).
Генеральный директор Д. В. Смирнов
Готовим архивную справку
Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Словарь кадрового делопроизводства. Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Когда информация о работнике поступила в архив (такое чаще всего происходит после его увольнения), то необходимо уже обращение к архивным документам.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы изложение существа запроса фамилию, имя и отчество обращающегося его адрес, контактные телефоны дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.
Если документация, необходимая для формирования текста справки, из архива организации уже поступила на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, то за три рабочих дня выполнение запроса бывшего работника уже невозможно.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.
Примерный образец
Наименование организации Петрову Б. И.
ул. Жуковского, 105/2, кв. 5,
г. Новосибирск, 630082
АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.01.2013 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.12.2012
В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г. значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 - 106.
руководителя организации
(структурного подразделения,
в состав которого входит архив)
Дата
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)
Дата
Печать организации
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой, вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро - или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.
Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством РФ. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем, документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством РФ.
На место изъятого документа в дело вкладываются справка о выдаче, снятая с него копия, или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
Библиографический список
1. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. М. Омега-Л, 2007.
2. Михайлов Ю. М. Кадровая служба без кадровика. Справочник руководителя и бухгалтера. М. Альфа-Пресс, 2010.
3. Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство // Трудовое право. 2008. N 8.
Л. Карпатина
Ведущий менеджер по персоналу
ООО "Стайл"
Подписано в печать 29.12.2012
Документы предприятия службы
ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ
ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ОТПУСК
Справка с места работы. Образец справки с места работы
Октябрь 20, 2014
Справка - это документ, дающий описание и подтверждение определенным фактам, событиям, явлениям. Нередко работнику требуется получить справку с места работы, т.е. документ, подтверждающий ряд фактов, связанных с работой гражданина, такие как место работы, должность, стаж работы, размер заработной платы и другие. В этой статье мы рассмотрим, что нужно сделать для того, чтобы получить справку с места работы. Данная статья будет полезна не только работникам, но и работодателям.
Право работника получить справку с места работы закреплено в ст. 62 Трудового кодекса РФ. И хотя справка с места работы там конкретно не указана, но перечень документов в данной статье открытый.
Итак, в первую очередь работнику необходимо написать заявление на выдачу справки с места работы. Не следует игнорировать данное требование законодательства, ведь именно с даты подачи заявления начинает течь срок, отведенный законом на подготовку работодателем документа. Подача заявления будет способствовать быстрому разрешению дела и не позволить сотруднику кадрового отдела отложить работу над справкой в долгий ящик. Наличие заявления может быть важно и самому работодателю, ведь на отсутствие документа могут обратить внимание проверяющие.
Трудовой кодекс отводит крайне короткий срок для подготовки справки работодателем – всего 3 дня с момента подачи заявления. Поэтому работодателю надо заранее побеспокоится о том, как организовать работу кадровой службы, чтобы ускорить процесс выдачи справки с места работы. Возможно, следует заранее назначить лицо, которое будет заниматься подготовкой таких справок без привлечения отделов и сотрудников, которые не имеют никакого отношения к документам запрашиваемыми работником.
Заявление пишется в свободной форме. Ниже приведен образец заявления о выдаче справки с места работы.
Генеральному директору
ООО «Попугай Груп Консалтинг»
Волнистому Иннокентию Григорьевичу
От менеджера по клинингу
Голубев Роман Сергеевич
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы (и (или) указать цель получения справки) .
Дата и подпись
Как должна быть оформлена справка с места работы?
В первую очередь надо знать для каких целей необходима справка с места работы, так как для разных целей возможно потребуются разные справки. Для некоторых справок даже существуют установленные формы. И если справка не по форме, то она не будет считаться действительной. К примеру, существует установленная форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (скачать форму ). По этой же форме не редко требуют составить справку с места работы для получения визы консульские учреждения иностранных государств.
Внимание! Форму необходимой справки с места работы и подробности по ее заполнению узнавайте в консульстве.
Если же организация, запрашивающая справку с места работы не предъявляет особых требований с форме и содержанию справки, то составить ее довольно просто.
Справка является исходящим документом организации и поэтому подлежит оформлению на бланке для писем. Бланк письма в зависимости от организации включает в себя следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации) либо эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания)
- код организации
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
- наименование организации
- справочные данные об организации.
Справка с места работы должна содержать информацию о фактах установления, изменения и прекращения трудовых отношений. По запросу в текст справки можно включить данные об использованных отпусках разных видов, о наличие дисциплинарных взысканий и поощрений и т.д. Все сведения должны содержать ссылки на документы, подтверждающие эти факты, такие как распоряжения или приказы руководителя и др.
Вот примерный образец справки с места работы.
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПОПУГАЙ ГРУП КОНСАЛТИНГ»
(ООО «ПОПУГАЙ ГРУП КОНСАЛТИНГ»)
тел. 8 (863) 777-77-77, факс 8 (863) 777-77-77
www.luzyanin.com, e-mail: kiriluz@mail.ru
ОКПО 77777777,
ИНН 777777777, КПП 777777777,
ОГРН 7777777777777
Исх. №77 от «19» ноября 2014 г.
СПРАВКА
Настоящая справка выдана Голубеву Роману Сергеевичу 1991 года рождения в том, что он действительно работает в обществе с ограниченной ответственностью Попугай Груп Консалтинг .
10 ноября 2012 г. принят на работу на должность экономиста (приказ о приеме на работу от 10.11.2012) N 77 л/с с ежемесячной заработной платой в размере 7 000,00 руб. (семь тысяч рублей ноль копеек).
2 февраля 2013 г. постоянно переведен на должность менеджера по клинингу (приказ о переводе от 02.02.2013 N 7 л/с) с ежемесячной заработной платой в размере 27 000 руб. (двадцать семь тысяч рублей 00 коп.).
