Порядок ведения журналов регистрации, протоколов, приказов, а также других организационно-распорядительных документов (устав, учредительские документы и т.д.).

Организационно-распорядительные документы – организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила и др.) распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.) справочно-информационные (акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.).

В отличие от организационных и справочно-информационных документов внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам и разновидностям.

Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее Примерная инструкция по делопроизводству), установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу и т.д.

Правила регистрации распорядительных документов на примере приказов самого распространенного вида документов этой группы.

Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный с заинтересованными должностными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному уполномоченному лицу. Руководитель, подписав приказ, проставляет в нем дату. Дата в приказах оформляется цифровым способом: 20.06.2008 (точка в конце даты не ставится).

Датой приказа является дата его подписания. Дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Рекомендуется при подготовке проекта приказа указывать заранее (впечатывать) в нем такие составные части даты, как месяц и год, например: __.06.2014 № _______. День месяца проставляется руководителем собственноручно после подписания приказа.

Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может дополняться в зависимости от вида приказа условным буквенным обозначением. Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).

При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и личному составу . В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности . Приказы по личному составу, в свою очередь, имеют две подгруппы:

· о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках

· о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:

· по основной деятельности - «постоянно» или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных)

· по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) - 75 лет

· по личному составу (отпуска, взыскания и др.) - 3 года после проведения налоговой проверки

· по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет после проведения налоговой проверки.

В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера начиная с первого.

Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять литеру «к» (приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников и т.п.). или «л» (приказы о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках).

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности: к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп, например, «ад» или «ахд». В регистрационных номерах приказов по основной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не используются.

Сравним индексы приказов различных групп:

· № 1 (приказ по основной деятельности)

· № 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения)

· № 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения)

· № 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности).

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Для регистрации приказов может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления) регистрируются на карточках или при незначительном объеме документооборота в журналах по тем же правилам, что и приказы.

3.3. Порядок разработки и утверждения документооборота и номенклатуры дел

Принципы документального обеспечения записей в бухгалтерском учёте

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. В частности, ст. 9 Закона № 996 предусмотрено, что первичные документы должны быть составлены в ходе осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания.

Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, определен положением № 88.

Каждый первичный документ от момента его создания (поступления от других предприятий, учреждений, организаций) до момента завершения его обработки и передачи на хранение в архив проходит свой путь. Основными, характерными для всех документов, этапами документооборота являются:

1) составление документа (поступление от сторонних организаций)

2) проверка принятых документов бухгалтером после их поступления в бухгалтерию из других подразделений учреждения (предприятий, учреждений, организаций). Согласно п. 2.15 Положения № 88 первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей

3) обработка документа в бухгалтерии. Причем первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами (п. 2.17 Положения № 88)

4) передача документов в архив на хранение. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до передачи в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положения № 88). Состав и сроки хранения типовых документов, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями, определены Перечнем № 578/5.

Документом, регламентирующим и отражающим особенности движения каждого первичного документа в отдельных учреждениях и организациях, является график документооборота .

Понятие и назначение графика документооборота

Под графиком документооборота следует понимать документ, оформленный в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

П. 5.1 Положения № 88 определено, что с целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя устанавливается график документооборота.

Однако график документооборота в первую очередь необходим бухгалтерской службе учреждения. Ведь грамотно составленный график документооборота с четким определением временных рамок составления каждого первичного документа, его передачи в бухгалтерию и обработки, обеспечивает рациональное распределение должностных обязанностей между работниками, усиление контрольной роли бухгалтерского учета и своевременность составления отчетности.

Важно! прямой ответственности за отсутствие графика документооборота в учреждении действующим законодательством не предусмотрено.

Порядок составления графика документооборота

Прежде всего заметим, что форма графика документооборота на законодательном уровне не установлена. В частности, в соответствии с ч. 5 ст. 8 Закона № 996 предприятия, учреждения, организации могут самостоятельно утверждать правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Как правило, разработка графика документооборота в учреждении возлагается на главного бухгалтера. В то же время при наличии нескольких участков учета, закрепленных за разными специалистами (бухгалтер по учету материальных ценностей, бухгалтер-кассир и т. п.), имеет смысл привлечь их к составлению графика документооборота или даже поручить каждому из таких специалистов составить отдельный график документооборота по соответствующим участкам учета. В этом случае главный бухгалтер должен проверить правильность каждого из таких графиков и сформировать на их основе сводный график документооборота по учреждению.

При составлении графика документооборота следует помнить, что он должен обеспечивать оптимальное количество подразделений учреждения и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, взаимосвязь и взаимосогласованность действий исполнителей и минимальные сроки пребывания документа в каждом подразделении. За основу же при его составлении может быть взят график документооборота, приведенный в Положении № 105.

С учетом норм этого Положения перечислим наиболее существенные для отражения в графике документооборота реквизиты:

название первичного документа

1) создание первичного документа:

— количество экземпляров документа

— должность работника, ответственного за его оформление и исполнение

— сроки создания документа или получения от других предприятий и учреждений

2) передача документа в бухгалтерию:

— должность работника, ответственного за передачу документа в бухгалтерию

— должность работника бухгалтерии, которому подается документ и который осуществляет его проверку

— сроки подачи документа в бухгалтерию

3) обработка документа:

— должность работника, ответственного за обработку документа

— сроки выполнения задания

— дальнейшее прохождение документа

4) передача документа в архив:

— должность работника, ответственного за передачу документа в архив на хранение

— сроки передачи документа в архив

— место и сроки хранения документа.

Рассмотрим некоторые моменты, связанные с составлением графика и отражением в нем необходимой информации, более детально.

Должности работников. В графике документооборота следует указывать не фамилии конкретных работников, ответственных за выполнение той или другой операции, а их должности. Это избавит от необходимости вносить изменения в график каждый раз, когда кто-то из работников увольняется, уходит в декретный отпуск, болеет и т. п.

Сроки выполнения задания. Одним из наиболее важных моментов при составлении графика документооборота является определение предельных сроков передачи документа (получение его от других предприятий, учреждений), срока передачи документа в бухгалтерию, его обработки и т. п. В частности, целесообразно установить конкретные сроки оформления каждого первичного документа.

Особое внимание необходимо уделить вопросу установления сроков передачи документов в бухгалтерию для их обработки. Следует определить для каждого документа такой срок передачи, чтобы он не поступил в бухгалтерию поздно. Наряду с этим не стоит устанавливать слишком сжатые сроки подачи документов после их оформления, во избежание накопления большого количества первичных документов в бухгалтерии одновременно.

Должны быть регламентированы и сроки подачи в бухгалтерию накладных на получение товаров и услуг.

Что же касается передачи документов после обработки на хранение, то, во избежание накопления пачек необработанной первичной документации в бухгалтерии, следует также четко установить сроки их передачи в архив.

После составления графика документооборота его целесообразно согласовать с представителями всех подразделений, имеющих к нему отношение. В первую очередь это необходимо для проверки полноты отражения документов в графике.

Составленный, проверенный и согласованный график документооборота передается на утверждение руководителю учреждения. При этом рекомендуем утвердить график документооборота отдельным приказом руководителя, а не как часть приказа об учетной политике учреждения.

Во исполнение требования п. 5.4 Положения № 88 руководителю учреждения следует обязать работников, участвующих в процессе документооборота, создать и подать первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В извлечении приводятся перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям каждого из исполнителей, сроки их подачи и подразделения учреждения, в которые передаются эти документы. К графику документооборота целесообразно приложить образцы заполнения всех первичных документов, фигурирующих в нем.

Очевидно, что соблюдение утвержденного графика документооборота может быть обеспечено в полной мере только при условии налаживания жесткого контроля и внедрения системы наказаний за его несоблюдение.

Таблица 1 Порядок составления графика документооборота

На начальном этапе работы по составлению графика

главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами. В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности

Журнал регистрации входящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности .

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Обучение по вопросам охраны труда - сот запорожье

На данной страничке У вас есть возможность скачать бесплатно, без регистрации нормативно-правовые акты, бумаги протоколов, удостоверений, смышленых языке. Положения о исследованию руководств по охране труда) Журнальчик учета выдачи руководств по охране труда на предприятии (Прибавление 7 к пт 5. Удостоверения выдаются всем сотрудникам, исполняющим работы увеличенной опасности и работы по эксплуатации оборудования завышенной угрозы, хотя порядок их хранения может быть различный, собственно наверное предписано в Положении о порядке проведения обучения и проверке познаний связанных с охраны труда фирмы либо в ином управляющем документе компании. При заполнении протокола, в строке выяснила познания, предписывать не совсем только ассортимент основных нормативно-правовых актов по охране труда, по коим велась проверка знаний, но и название и номер руководств по охране труда предприятия, по которым проводилась ревизия познаний у сотрудников: договор поставки оборудования образец заполненный .

В данном журнальчике, скажем во всех журнальчиках по охране труда на предприятии, страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Стандартного положения о службе охраны труда)  Предписания, выданные службой службой охраны труда фирмы (прибавление к Типовому положению о службе охраны труда Форма 1-ОП)  Положение о порядке проведения преподавания и выяснения познаний связанных с охраны труда сотрудников  Протоколы выяснения познаний должностных лиц и экспертов связанных с охраны труда  Планы-графики и программы проведения преподавания сотрудников фирмы связанных с охраны труда Указ о распределении прямых обязанностей по охране труда Указ о утверждении Положения о службе охраны труда фирмы О утверждении положения о порядке проведения преподавания и ревизии познаний связанных с охраны труда Указ о утверждении руководств по охране труда Указ о организации тех. надзора за не опасной эксплуатацией грузоподъемных автомашин Указ о творении комиссии по проверке познаний тружеников фирмы по электробезопасности Указ о творении комиссии по наблюдению за состоянием и эксплуатацией домов и построек Указ о творении постоянно-действующей комиссии по проверке познаний связанных с охраны труда Указ о проведении преподавания и ревизии познаний по сохранности труда тружеников фирмы Указ о закреплении оборудования, станков и приборов за тружениками компании о назначении серьезных лиц на предприятии: Указ о назначении сознательного личика за электрохозяйство Указ о назначении сознательного личика за пожаробезопасность фирмы Указ о назначении сознательного личика за средства пожаротушения на предприятии Указ о назначении серьезного личика за не опасную использование сосудов под давлением Указ о назначении серьезного личика за не опасную использование компрессора Указ о назначении серьезного личика за не опасную использование кранов Указ о назначении серьезного личика за не опасную использование газового хозяйства Указ о назначении сознательного личика за создание дел с увеличенной угрозой Указ о назначении сознательного личика за технически исправное состояние оборудования Указ о назначении сознательного личика за не опасное состояние несущих и отгораживающих систем Указ о назначении серьезного личика за предложение 1 доврачебной поддержки при бедных вариантах Журнальчик регистрации вводного инструктажа связанных с охраны труда (Прибавление 5 к п. Стандартного положения о службе охраны труда)  Планы работы службы охраны труда компании и графики проведения обследований (п.