Порядок дизайна протокола явен ГОСТом Р 6. К этим относятся протоколы коллегиального исправного органа (коллегия, дирекция, правление и другие), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у управляющих организации, совокупных собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Ассортимента стандартных управленческих документов, образовывающихся в работы организаций, с указанием сроков сбережения). Вероятен и словесно-цифровой метод указания даты 13 14 января 2009 г. Известие председателя Студсовета о грядущих событиях 2. Секретарь совещания (заседания) не очень нужно считается секретарем по занимаемой должности. Заседание совета начальников акционерного сообщества продолжалось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года: заявка на выполнение услуг образец .
Нередко данные послания начинаются словами: зовем Вас или же просим Вас участвовать". Решение о потребности составления протокола в период своевременных совещаний воспринимает управляющий, который их назначает и проводит. Таковой документ оформляется при числе соучастников наиболее 15 человек (в тех случаях данные личика не перечисляются в количестве находящихся там в протоколе, заместо данного этот документ следует прибавлением к протоколу), также при подготовке заседания неустанно работающего коллегиального органа (на нем весомо присутствие кворума). Нежели лучше станет подготовка собрания, тем менее времени станет истрачено на дискуссия в процессе лично встречи и тем паче успешные решения будут предприняты. Подписи отделяют от слова 2 или же 3 межстрочными промежутками.
Неувязка популярности собраний, рассмотрение внесение исправления в положение 2.
Выборы Студсовета на срок с октября 2006 по октябрь 2007 года 4. Дальше оставляется 1 пустующая строчка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. К примеру, Протоколы совокупных собраний, Протоколы заседаний Совета начальников, Протоколы совещаний у начальника и т. Снутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии протокол мероприятия образец . Раздача анкет для состязания на гораздо лучшего учителя 1.
Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.
В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и конференциях. Протокол оформляется на общем бланке.
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются .
Протоколы совещаний и экспертного совета обязаны формироваться в 2 различных дела. По собственному размеру текст послания, обычно, не может быть выше 1 страничку.
И они выделяются от приобретенной к данному эпизоду практики составления короткой формы протокола. В количестве главных документов единого собрания акционеров закон именует протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Личные памятки по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исправной власти опосля согласования с Федеральным архивным агентством. Номера страничек проставляются арабскими цифрами в отсутствии слова страничка (стр. 2-ой известный прием сбора подписей и контролирования количества находящихся там данное проведение регистрации соучастников. При таком раскладе в протоколе предписывают: Существовали: 19 человек (перечень прилагается). Настоящие экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Верховодила составления и советы по составлению документов. Срок дизайна протокола кроме того быть может установлен в распорядке работы коллегиального органа. В их раскрывается нрав проводимого события, указываются сроки проведения и условия роли в нем. К примеру, закон О акционерных сообществах указывает акционерным сообществам протокол заседания Совета начальников оформлять 3 дня, а на оформление такового трудоемкого документа, как протокол единого собрания акционеров, отводит целых 15 дней. А раз текст доклада подготовлен в письменном облике и сдан секретарю, то в протоколе возможно обозначить исключительно тему доклада и дальше приписать текст доклада прилагается (Образчик 16)
Протокол заседания или собрания его содержание и образец
- Справка о доходах в свободной форме от «СтарЧеллендж». Федерации обращался с целью оформления кредита, требовали для подтверждения доходов предъявления только справки 2-НДФЛ, установленного образца.
для общественной организации без регистрации в качестве юридического лица
Протокол № 1
Собрания учредителей
Региональной общественной организации
(наименование)
город ________ «__» _________ 200_ г.
Участники собрания единогласно утвердили следующую повестку дня:
1. О создании Региональной общественной организации «____________».
По первому вопросу:
Слушали: _____(ФИО) _____, предложившего создать Региональную общественную организацию «____________».
По второму вопросу:
Слушали: ___________(ФИО) ________, предложившего принять Устав Региональной организации родителей «________________»
Решили: принять Устав Региональной организации родителей «________________»
Голосовали:
за - ……………………. чел.
против - ………………. чел.
воздержалось - ………. чел.
По третьему вопросу:
Слушали: _____(ФИО) _____, предложившего избрать председателя Правления - _____(ФИО) _____, членами Правления - _____(ФИО) _____, _____(ФИО) _____, ревизора - _____(ФИО) _____.
Решили: избрать председателем Правления - _____(ФИО) _____, членами Правления - _____(ФИО) _____, _____(ФИО) _____, ревизором - _____(ФИО) _____.
ГОСТ Р 51293-99 Идентификация продукции. Общие положения
ГОСТ Р 51293-99
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИДЕНТИФИКАЦИЯ ПРОДУКЦИИ
Общие положения
ГОССТАНДАРТ РОССИИ
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Рабочей группой, образованной во исполнение Протокола совещания у Председателя Госстандарта России от 25 августа 1998 г.
Дата введения 2000-01-01
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на продукцию, производимую и реализуемую на территории Российской Федерации, экспортируемую продукцию, а также на продукцию импортного производства, поставляемую для реализации в Российской Федерации.
Стандарт устанавливает общие положения по проведению работ и оформлению результатов идентификации продукции.
В развитие настоящего стандарта могут быть разработаны нормативные документы, устанавливающие процедуры идентификации для конкретных видов контрольно-надзорной деятельности и групп однородной продукции.
2 Определения
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
идентификация продукции: Установление соответствия конкретной продукции образцу и (или) ее описанию
описание продукции: Набор признаков, параметров, показателей и требований, характеризующих продукцию, установленных в соответствующих документах
результат идентификации: Заключение о соответствии (не соответствии) конкретной продукции образцу и (или) ее описанию
продукция: Добытый, изготовленный продукт труда, предназначенный для удовлетворения общественной или личной потребности.
3 Общие положения
3.1 Идентификацию продукции проводят в целях защиты потребителя от недобросовестного изготовителя (поставщика, продавца) обеспечения безопасности продукции для окружающей среды, жизни, здоровья потребителя, его имущества и в целях подтверждения соответствия продукции предъявленным к ней требованиям.
3.2 Идентификация проводится в случаях, когда в информации о конкретной продукции представлено неполное описание продукции, либо необходимо подтверждение его достоверности.
3.3 Идентификацию продукции проводят:
- органы по сертификации - при обязательной или добровольной сертификации
- уполномоченные на то федеральные органы исполнительной власти - при осуществлении контрольно-надзорных функций в пределах их компетенции
- иные органы и организации в случаях, предусмотренных Законами и иными нормативными и правовыми актами Российской Федерации, а также в инициативном порядке.
3.4 Идентификация проводится по признакам, параметрам, показателям и требованиям, которые в совокупности достаточны для подтверждения соответствия конкретной продукции образцу и (или) ее описанию.
В качестве описания продукции могут быть использованы стандарты, технические условия. нормативные документы федеральных органов исполнительной власти, конструкторская, эксплуатационная документация товаросопроводительная документация, договоры поставки, спецификации. технические описания, этикетки, ярлыки и другие документы, характеризующие продукцию.
3.5 Если идентификацию продукции проводят на соответствие сертификату, то в нем должны быть указаны: модель, тип, номер серии, партии продукции и другие данные, позволяющие отнести конкретный сертификат к конкретной продукции, которая была сертифицирована.
Порядок проведения и данные, необходимые для идентификации продукции сертификату, устанавливаются в правилах систем сертификации.
3.6 Решение о необходимости проведения идентификации, кроме случая, предусмотренного в 3.5, а также о требуемом объеме информации для идентификации конкретной продукции принимает орган (организация), проводящий идентификацию, либо органы по сертификации продукции в случае отсутствия систем сертификации групп однородной продукции.
3.7 Нормативные требования по процедурам идентификации и ссылки на нормативные документы, регламентирующие общие требования к информации о продукции, могут приводиться в нормативных документах по идентификации конкретных видов продукции.
4 Методы идентификации
В зависимости от задач идентификации, специфики продукции может быть использован один из следующих методов или их сочетание:
- по документации:
- инструментальный
- органолептический
- визуальный
- опробование
- испытания.
5 Представление результатов идентификации
Результат идентификации конкретной продукции оформляют в порядке, предусмотренном правилами сертификации однородных видов продукции, либо в виде заключения.
Заключение подписывают эксперт или уполномоченное лицо органа (организации), проводящего идентификацию, и скрепляют печатью этого органа (организации).
Форма заключения для идентификации конкретной продукции приведена в приложении А.
"Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <*>, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст с датой введения 1 июля 2003 г.
<*> Далее по тексту - ГОСТ.
1.2. ГОСТ Р 6.30-2003 является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), начало которой было положено в государственных стандартах 1972 г. ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец".
ГОСТ Р 6.30-2003 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. N 1) с тем же названием, с исключением из текста правовых положений, без коренной переработки текста. Важнейшим новым положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований.
Дальнейшее развитие стандартизации оформления организационно-распорядительной документации будет определяться Федеральным законом "О техническом регулировании" от 27.12.2002 N 184-ФЗ, в котором по-новому решается ряд вопросов стандартизации.
Названный Федеральный закон вступил в действие с 01.07.2003, в данных Методических рекомендациях будут использоваться некоторые его положения.
1.3. Положения вновь разработанного ГОСТ распространяются на организационно-распорядительные документы <*>, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000 ), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц <**> независимо от форм собственности.
<*> Далее по тексту - документы.
<**> Далее по тексту - организаций.
1.4. ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.
1.5. При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.
1.6. Исходя из изменений ряда положений в ГОСТ и задач его внедрения Методические рекомендации состоят из следующих разделов:
Раздел 1 "Общие положения" содержит описание области применения и назначения ГОСТ .
Раздел 2 "Терминология" содержит определения основных терминов, используемых в документационном обеспечении управления.
Раздел 3 "Оформление стандартных реквизитов документов" конкретизирует требования настоящего стандарта к оформлению реквизитов документов.
Раздел 4 "Подготовка текстов документов" содержит рекомендации по содержательной части документа, обеспечивающие краткость и ясность изложения управленческого действия.
Раздел 5 "Разработка стандартных бланков" устанавливает порядок подготовки различных стандартных бланков на основе требований ГОСТ .
Раздел 6 "Изготовление документов" разъясняет положения по подготовке документов при помощи средств вычислительной техники.
Раздел 7 "Использование оттиска печати при оформлении документов" содержит рекомендации по проставлению оттисков печатей.
Раздел 8 "Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи" содержит основные требования к документам, отправляемым по каналам факсимильной связи, электронной почты.
Раздел 9 "Организация внедрения стандарта" содержит рекомендации, обеспечивающие применение ГОСТ в соответствии с установленными требованиями стандарта.
Раздел 10 "Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ " определяет меры воздействия к юридическим лицам, допустившим нарушения требований (положений, правил), установленных ГОСТ .
1.7. В приложениях даны: образцы бланков документов, подготовленных с учетом требований ГОСТ перечень систем документации, входящих в ОКУД примерный перечень документов, подлежащих утверждению примерный перечень документов, на которых ставится оттиск печати Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.12.1997 N 1538. от 06.11.1998 N 1304. от 11.02.1999 N 154. от 30.09.2002 N 715. от 07.07.2006 N 418 ).
1.8. Методические рекомендации соответствуют положениям Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ, нормативным и методическим документам в области делопроизводства и архивного дела.
1.9. Методические рекомендации учитывают некоторые положения международных стандартов в области документирования управленческой деятельности.
2. Терминология
В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины <*>:
<*> Терминология преимущественно соответствует ГОСТ Р 51141-98. В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа
дата - форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток (по ГОСТ 8.567-99 "Межгосударственный стандарт. Государственная система обеспечения единства измерений. Измерения времени и частоты. Термины и определения")
дата (официального) документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования
документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
документ электронный - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи")
документ организационно-распорядительный - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц
документ подлинный - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица
товарный знак (знак обслуживания) - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (далее - товаров) юридических или физических лиц (Закон Российской Федерации от 23.09.1992 N 3520-1 с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24.12.2002 N 176-ФЗ)
эмблема - символическое изображение какого-либо понятия
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
3. Оформление стандартных реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты организационно-распорядительных документов, состав которых представлен в ГОСТ .
3.1. Государственный герб Российской Федерации, герб субъектов Российской Федерации, эмблема организации, товарный знак, знак обслуживания (реквизиты 01 02 03 ).
Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ).
В соответствии с этим Законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:
федеральных конституционных законов и федеральных законов
указов и распоряжений Президента Российской Федерации
постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации
решений Конституционного суда Российской Федерации
решений Верховного суда Российской Федерации
решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации
Президента Российской Федерации
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации
Правительства Российской Федерации
Конституционного суда Российской Федерации
Верховного суда Российской Федерации
Высшего арбитражного суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:
Администрации Президента Российской Федерации
полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах
федеральных органов исполнительной власти
Генеральной прокуратуры Российской Федерации
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации
Счетной палаты Российской Федерации
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:
Межведомственной комиссии по защите государственной тайны
органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации
органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации
федеральных судов
органов прокуратуры Российской Федерации
дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Например:
Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется Законом города Москвы от 20 января 1999 г. N 3 "О московской городской символике" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается:
органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения
окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города
районными управлениями органов исполнительной власти города
органами власти района - районной управой
представительствами органов исполнительной власти города
комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.
На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.
Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.).
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" от 23 сентября 1992 г. N 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 г. N 176-ФЗ).
Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).
Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности.
Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.
3.2. Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
В бланках документов код организации включают в состав справочных данных.
Код организации - автора документа (автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.
КонсультантПлюс: примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Постановление Правительства РФ N 438 издано 19.06.2002, а не 16.06.2002.
ОГРН проставляется в бланках документов, в составе справочных данных об организации, наряду с ее наименованием в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О Едином государственном реестре юридических лиц" от 16 июня 2002 г. N 438.
ОГРН обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.
3.3. Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.
Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется.
В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие унифицированные системы документации (УСД):
организационно-распорядительной документации
банковской документации
первичной учетной документации
финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
отчетно-статистической документации
учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
документации по труду
документации Пенсионного фонда Российской Федерации
внешнеторговой документации.
3.4. Наименование организации (реквизит 08). являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Организация может иметь также наименование на иностранном языке.
Автором документа могут быть организация, филиал, представительство, структурное подразделение организации, должностное лицо и др. Их обозначение входит в состав наименования организации - автора документа.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках: государственном и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагают ниже наименования на русском языке или справа.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.
3.5. Справочные данные об организации (реквизит 09) содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.
Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес место нахождения номера телефонов код по ОКПО код по ОКУД номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Для остальных документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация.
Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:
ул. Профсоюзная, 82, Москва, 117393.
3.6. Наименование вида документа (реквизит 10). составленного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и др. Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение. В письме наименование вида документа не указывается.
3.7. Датой документа (реквизит 11) преимущественно является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Дата протокола, акта печатается на документе при его подготовке, и устанавливается срок изготовления проекта протокола, акта для подписания.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 25 июня 2005 г. следует оформлять: 25.06.2005.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.
Например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.
При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2003.07.07). Действующий ГОСТ допускает также датирование в соответствии с международными стандартами.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.
Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.
3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
3.10. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Московский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте.
Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
3.11. В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например, (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:
Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)
М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету
Продолжение. Начало в № 6 за 2012.
Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.
В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.
Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы [1] .
Наш словарик. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [2] .
Дата документа (реквизит 11)
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлены два способа оформления реквизита – цифровой и словесно-цифровой.
Наш словарик. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования [3] .
При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012 . Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.
При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.
Обратите внимание! Если день и/или месяц содержат одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль, например: 01.08.2012 01 августа 2012 г.
При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года .
Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.
Обратите внимание! Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания (утверждения) . входящие документы – в день их поступления в организацию .
Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи .
Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения . К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др. [4] При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ:
