Из каких примерно граф должны состоять Журнал регистрации трудовых договоров и Журнал регистрации заявлений работников?
По состоянию на: 18.07.2011
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2011
Автор: Горшнева Светлана Вячеславовна
. из каких примерно граф должны состоять Журнал регистрации трудовых договоров и Журнал регистрации заявлений работников?
И. Шипкова, секретарь-делопроизводитель, г. Ижевск
Количество и наименование граф в журнале регистрации зависит от состава реквизитов документов, которые переносятся в эту регистрационную форму. Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988).
Дополнительные реквизиты определяются организацией самостоятельно.
В частности, к обязательным реквизитам относятся:
• автор документа (корреспондент)
• наименование документа
• дата документа
• номер документа
• дата поступления документа в организацию (для входящих документов)
• номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов)
• заголовок документа или его краткое содержание
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата проставления резолюции)
Дополнительными могут быть следующие реквизиты:
• расписка исполнителя в получении документа
• наличие приложений
• количество листов и экземпляров документа и др.
Что касается формы регистрационного журнала, то она не регламентирована. Поэтому состав и расположение реквизитов в форме определяются самой организацией.
Так, Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним может иметь следующий вид:
Отказ в отзыве заявления об отпуске с последующим увольнением
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.
На основании резолюции руководителя организации о предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением кадровая служба оформляет: приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6. в двух экз.), записку-расчет (форма Т-60. в одном экз.), приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма Т-8. в двух экз.), записку-расчет (форма Т-61. в одном экз.). Копии подписанных руководителем приказов и записки-расчеты передаются в бухгалтерию организации.
При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника заявление об увольнении может быть отозвано работником до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник. Для отзыва заявления об увольнении работник должен обратиться к работодателю с новым заявлением о признании предыдущего недействительным.
Если указанный срок отзыва заявления об отпуске с последующим увольнением пропущен работником, то работодатель вправе отказать работнику в отзыве данного заявления и уволить его в соответствии с изданным в последний рабочий день перед отпуском приказом о прекращении трудового договора. Решение работодателя об отказе работнику в отзыве заявления об увольнении отражается в соответствующей резолюции на новом заявлении работника.
Пример заявления работника об отпуске с последующим увольнением
Пример приказа о предоставлении отпуска
Комиссия по трудовым спорам: от создания до обжалования решения
Так уж бывает, что сотруднику и руководству компании не всегда удается договориться и самостоятельно разрешить возникший конфликт. Но стоит ли при этом «выносить сор из избы» и передавать решение, казалось бы, внутреннего дела на усмотрение суда? Тратить время, силы да и нервы, свои и работника. Нам думается, что нет.
К тому же сам закон предоставляет прекрасный способ урегулировать конфликт своими силами. Вернее, с помощью КТС – комиссии по трудовым спорам. В прошлом номере мы рассмотрели, что необходимо сделать, чтобы создать такую комиссию и организовать ее работу максимально удобно для обеих сторон. Тема сегодняшней публикации – сама процедура разрешения индивидуального трудового спора в КТС и порядок обжалования ее решения.
Обратите внимание! Правом обращения в КТС наделен только работник. Работодатель неможет воспользоваться таким способом решения конфликта
Итак, КТС в организации создана и начала функционировать. Тем временем у одного из работников возникла конфликтная ситуация с руководством. Для начала он может попробовать урегулировать разногласия самостоятельно или с участием своего представителя. Как? На непосредственных переговорах с представителем работодателя. Если же такая «самостоятельная работа» не привела к положительному результату, есть другой вариант - обратиться в КТС.
СРОКИ ОБРАЩЕНИЯ
Работник может обратиться в КТС за разрешением спора в течение трех месяцев с момента, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ст. 386 ТК РФ).
Работнику К. за нарушение требований по охране труда и обеспечению безопасности при работе на высоте был объявлен выговор (12 мая 2010 г.). Он не согласился с дисциплинарным взысканием, но в связи с длительной болезнью смог обратиться в комиссию по трудовым спорам только 21 сентября 2010 г. Как в такой ситуации должны действовать члены комиссии?
Пропуск работником установленного для обращения в КТС срока не означает, что спор невозможно рассмотреть. Все зависит от причины пропуска и от оценки этого факта со стороны комиссии.
Предположим, КТС установит пропуск срока для обращения в комиссию - тогда обязанность доказать уважительность причины лежит на работнике. В случае признания причины пропуска уважительной КТС вправе восстановить этот срок и рассмотреть спор по существу. Если же КТС не признает причину пропуска уважительной и откажет работнику в рассмотрении спора, он вправе обратиться в суд.
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ СПОРА В КТС
Закон не устанавливает какой-либо специальной формы заявления, подаваемого в КТС. Оно составляется в свободной текстовой форме (приложение 1). Главное, чтобы были четко сформулированы требования работника и приложены подтверждающие эти требования документы.
Заявление должно быть зарегистрировано в КТС, как того требует ч. 1 ст. 387 ТК РФ. Обычно для этого ведется специальный журнал регистрации заявлений, который также не имеет унифицированной формы и разрабатывается комиссией самостоятельно (приложение 2).
Обратите внимание! Индивидуальный трудовой спор должен быть рассмотрен в КТС в течение 10 календарных дней смо-мента поступления заявления
При распределении обязанностей одному из членов КТС желательно поручить прием заявлений работников и их регистрацию. Ответственным за это может быть, например, секретарь или другой член комиссии, которому поручено делопроизводство.
Часть 2 ст. 387 ТК РФ устанавливает весьма жесткие сроки для рассмотрения спора в КТС - 10 календарных дней с момента поступления заявления.
По общему правилу спор рассматривается в присутствии работника или его представителя. Рассмотрение спора в отсутствие работника или его представителя допускается, если работник представит в комиссию соответствующее письменное заявление.
Работник подал в КТС заявление. Однако в назначенный день ни он, ни его представитель на заседание комиссии не явились. Никаких письменных заявлений от них также получено не было. Какие должны быть действия членов КТС в такой ситуаци?
В случае неявки работника и его представителя на заседание КТС рассмотрение спора откладывается и назначается другая дата. Если же работник или его представитель не явятся на заседание повторно без уважительных причин, комиссия вправе снять заявление с рассмотрения. В пределах установленного законом трехмесячного срока работник может вновь обратиться в КТС с заявлением о рассмотрении своего вопроса.
Трудовое законодательство не содержит детального регулирования процедуры рассмотрения трудовых споров в КТС, определяя ее лишь в общих чертах. Комиссия имеет право самостоятельно решать эти вопросы.
Обратите внимание! Разработайте на локальном уровне регламент работы КТС, включив в него основные положения, закрепленные в ТК РФ, и предусмотрев специфические особенности организации или ее структурного подразделения, в рамках которых действует комиссия
КТС вправе приглашать на свое заседание и выслушивать свидетелей и специалистов, а также представителей работодателя. Она вправе запрашивать все необходимые для рассмотрения спора документы. Для работодателя их представление является юридической обязанностью. Более того: работодатель (и его представители) обязан представлять необходимые документы в срок, установленный комиссией.
Принцип паритетности, положенный в основу создания и деятельности КТС, реализуется и при определении кворума. На каждом заседании должно присутствовать не менее половины членов, представляющих работников, и не менее половины членов, представляющих работодателя.
Ход работы комиссии и ее результаты отражаются в протоколе (приложение 3), который подписывается председателем КТС или его заместителем и заверяется печатью.
В большинстве случаев вынесение решений по индивидуальным трудовым спорам связано с исследованием документов, подтверждающих или опровергающих заявленные работником в КТС требования.
Какими документами может руководствоваться комиссия при рассмотрении индивидуальных трудовых споров?
При исследовании материалов, представленных сторонами индивидуального трудового спора, КТС может пользоваться нормами гражданского процесса, которые достаточно подробно регламентируют порядок и способы исследования доказательств.
Так, статья 136 Гражданского процессуального кодекса РФ устанавливает: если заявление не содержит конкретных требований, к нему не приложены соответствующие документы и не дан их перечень, судья оставляет такое заявление без движения. Он выносит определение, где указывает, какие недостатки, препятствующие дальнейшему движению заявления, должен устранить заявитель. В определении также устанавливается разумный срок для исправления указанных недостатков. Если в названный срок недостатки устранены - заявление принимается к производству если это не сделано - оно возвращается заявителю со всеми поступившими документами.
На практике в подобных случаях КТС может поступать аналогичным образом: обязать работника представить соответствующие документы в определенный срок. По отношению к работодателю это прямо установлено законом (ст. 387 ТК РФ).
Если работник не конкретизировал свои требования, а в том виде, как они изложены, рассматривать их невозможно, КТС возвращает заявление работнику со всеми приложенными документами. В случае если работник не представил доказательств тех обстоятельств, на которые ссылается, КТС может не возвращать ему заявление, но при рассмотрении спора по существу признать доводы недоказанными и (или) потребовать дополнительные доказательства.
Не следует возвращать заявление работнику в случае уклонения работодателя от представления в КТС необходимых для разрешения спора расчетов и документов. При таких обстоятельствах должно действовать правило: содержащиеся в заявлении сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, стороной, не представляющей по требованию КТС письменного доказательства, признаны.
ПОРЯДОК ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ И ЕГО СОДЕРЖАНИЕ
Комиссия принимает решение тайным голосованием. Для его принятия достаточно простого большинства голосов присутствующих на заседании членов КТС. Результаты голосования отражаются в протоколе заседания (приложение 3).
Стороны спора и заинтересованные участники заседания могут ознакомиться с протоколом и сделать по нему свои замечания. Комиссия должна выразить свое отношение к такого рода замечаниям и в любом случае приложить их к протоколу заседания.
Каждый член КТС принимает решение самостоятельно, не будучи связанным своей принадлежностью к представителям работников или работодателя. Он должен руководствоваться лишь законодательством о труде, иными нормативными правовыми актами, материалами по конкретному заявлению, ставшему предметом рассмотрения.
Рассмотрев трудовой спор, КТС выносит мотивированное решение (приложение 4).
В статье 388 ТК РФ перечислены обязательные реквизиты выносимого комиссией решения. В нем указываются все необходимые сведения о сторонах спора, о его существе (предмете), дата обращения в КТС. Перечисляются члены комиссии и лица, привлекавшиеся к рассмотрению спора.
В резолютивной части решения в императивной форме излагается его существо. Решение может обязать работодателя совершить определенные действия или отказать в удовлетворении заявленных работником требований. Если требования работника удовлетворяются частично, в решении перечисляются конкретные действия, которые обязан совершить работодатель, а также требования, в удовлетворении которых отказано.
Решение КТС должно быть максимально конкретным, не допускающим различного толкования. Если спор касается денежных требований работника, то указывается точная сумма, подлежащая выплате.
Решение должно обосновываться ссылкой на конкретные юридические нормы (закон, иной нормативный правовой акт). В решении КТС, так же как и в протоколе заседания, необходимо указать результаты тайного голосования.
Совет Во всех случаях, когда процедурные вопросы деятельности КТС не урегулированы ТКРФ, можно использовать нормы гражданского процесса
В течение трех дней со дня принятия решения КТС сторонам спора выдаются его копии, подписанные председателем комиссии или его заместителем и заверенные печатью комиссии.
Процедурные вопросы деятельности КТС при рассмотрении трудовых споров в законодательстве не урегулированы, поэтому порядок принятия заявлений или отказа в этом, сбора и оценки доказательств, вынесения решений может определяться с учетом требований ГПК РФ. В нем регламентируется общий порядок разрешения гражданских дел, к числу которых относятся и дела по рассмотрению трудовых споров.
ИСПОЛНЕНИЕ РЕШЕНИЯ КТС
Обратите внимание! Срок исчисляется смо-мента вручения работодателю копии решения КТС, вынесенного поспору
В соответствии со ст. 389 ТК РФ решение КТС подлежит исполнению работодателем в трехдневный срок по истечении 10 дней, предусмотренных на обжалование.
Работодатель может добровольно исполнить решение КТС. Если вы в указанные сроки этого не сделаете, имейте в виду, что вступает в действие механизм принудительного исполнения: КТС в установленный срок выдает работнику удостоверение, являющееся исполнительным документом (приложение 5). Такое удостоверение, выдаваемое КТС, входит в перечень исполнительных документов, приведенный в ст. 12 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее -Закон об исполнительном производстве).
Для получения удостоверения у работника есть один месяц (со дня принятия решения КТС), в течение которого он может обратиться в комиссию. Однако если работник пропустит установленный срок, то с учетом уважительности причин пропуска КТС может его восстановить.
В случае, когда одна из сторон - работник или работодатель - в установленный срок обратилась в комиссию с заявлением о переносе разрешения данного спора в суд, удостоверение КТС не выдается.
На основании удостоверения, выданного КТС и предъявленного не позднее трехмесячного срока со дня его получения в суд, судебный пристав-исполнитель приводит решение комиссии в исполнение в принудительном порядке.
В статье 13 Закона об исполнительном производстве уточняются требования, предъявляемые к исполнительным документам.
Внимание, проблема!
Закон об исполнительном производстве предусматривает варианты перерыва срока предъявления исполнительного документа к исполнению (ст. 22), в частности: предъявление исполнительного документа к исполнению частичное исполнение исполнительного документа должником.
По поводу возможности восстановления данного срока ТК РФ и Закон об исполнительном производстве имеют разночтения. Так, статья 389 ТК РФ содержит положение: в случае пропуска работником установленного трехмесячного срока по уважительным причинам КТС, выдавшая удостоверение, может восстановить этот срок.
Однако данное правило противоречит ст. 23 Закона об исполнительном производстве, специально регулирующей вопросы восстановления пропущенного срока для предъявления исполнительного документа к исполнению. Взыскатель, пропустивший срок предъявления исполнительного листа или судебного приказа к исполнению, вправе обратиться с заявлением о восстановлении пропущенного срока в суд, принявший соответствующий судебный акт, если восстановление указанного срока предусмотрено федеральным законом. По другим исполнительным документам пропущенные сроки восстановлению не подлежат (ч. 2 ст. 23 Закона), а значит, это положение распространяется и на удостоверения, выданные КТС.
Существует мнение, что возникшую коллизию можно решить на основе приоритета специального законодательного положения по отношению к общему, т. е. в подобных случаях следует руководствоваться правилом ч. 4 ст. 389 ТК РФ. Однако, на наш взгляд, при решении этой коллизии преимущество имеют положения Закона об исполнительном производстве как акта, специально регулирующего определенный круг общественных отношений.
В документах должны быть указаны:
наименование и адрес органа, выдавшего исполнительный документ, фамилия и инициалы должностного лица (Ф.И. О. председателя КТС, подписавшего ее решение)
дело или материалы, по которым выдан такой документ, их номера
дата принятия акта, подлежащего исполнению
наименование организации-должника, ее адрес фамилия, имя, отчество гражданина-взыскателя, его место жительства, место работы резолютивная часть решения
дата выдачи исполнительного документа и срок предъявления его к исполнению.
Исполнительный документ, выданный на основании акта уполномоченного органа (кроме судебного), подписывается должностным лицом этого органа, а в установленных федеральным законом случаях - лицом, выписавшим исполнительный документ. Исполнительный документ заверяется печатью органа или лица, его выдавшего.
Перечисленные требования в полной мере относятся к удостоверениям, выдаваемым работникам комиссиями по итогам решения спора.
На удостоверении в обязательном порядке отмечается не только дата вынесения комиссией решения, но и дата выдачи удостоверения. Это очень важный процессуальный момент: на основании данного удостоверения работник вправе в течение трехмесячного срока со дня его получения обратиться в суд, предъявив данный документ. После этого решение КТС приводится в исполнение судебным приставом-исполнителем в принудительном порядке по тем же правилам, что и судебное.
На удостоверении КТС, выдаваемом работнику для принудительного исполнения, должна стоять печать, без которой судебный пристав-исполнитель не сможет принять удостоверение к исполнению.
Удостоверение КТС предъявляется в суд по месту нахождения работодателя, обязанного исполнить решение комиссии.
Если срок исполнения решения КТС судебным приставом-исполнителем слишком затягивается, работник может лично или путем направления соответствующего заявления обратиться в суд с просьбой ускорить принудительное исполнение. При поступлении жалобы на вынесенное комиссией решение его реализация может быть приостановлена.
Исполнение по поступившему в суд удостоверению КТС может быть приостановлено, например, при подаче жалобы на решение КТС, на основании которого выдано удостоверение, по поводу пропуска установленного законодательством срока. Такая ситуация возможна: если суд посчитает, что срок пропущен по уважительным причинам, то восстановит его и будет рассматривать жалобу на решение КТС по существу.
В случае признания требований работника в отношении невыплаченных или недоплаченных ему сумм обоснованными орган по рассмотрению трудовых споров выносит решение об удовлетворении их в полном объеме. Это означает, что денежные требования работника не ограничиваются какими-то сроками или суммами . Он должен получить все причитающиеся ему выплаты, а единственным условием вынесения такого решения является обоснованность заявленных требований.
Споры об удовлетворении денежных требований составляют значительную долю в общем числе конфликтов, вытекающих из трудовых правоотношений. К ним, в частности, можно отнести следующие категории споров:
об оплате вынужденного прогула в связи с незаконным увольнением или переводом на другую работу
о выплате заработной платы
об индексации заработной платы
о выплате штрафных санкций в случае задержки заработной платы
об оплате разницы в заработной плате при выполнении нижеоплачиваемой работы
об оплате сверхурочных работ
об оплате работ в выходные и нерабочие праздничные дни
о неправильной оплате отпуска
о компенсации за неиспользованный отпуск (отпуска)
о выплате выходного пособия
о выплате среднего заработка за период трудоустройства
о гарантийных и компенсационных выплатах и др.
Имейте в виду, что в случае отмены исполненного решения КТС для работника не должно возникать каких-либо неблагоприятных последствий. В частности, законодательство не предусматривает такого основания для возврата денежных средств, как отмена решения КТС, на основании которого произведено взыскание (в случае исполнения решения КТС об удовлетворении денежных требований работника).
Таким образом, обратное взыскание денежных средств возможно только по решению суда. Никакие другие основания не могут послужить причиной обратного взыскания с работника выплаченных ему на основании решения КТС денежных средств.
Обратите внимание! Даже в случае неправильного применения норм материального права или арифметической ошибки недопустим поворот исполнения решения по денежным требованиям работника
Обратное взыскание сумм, выплаченных по решению органов, рассматривающих индивидуальные трудовые споры (поворот исполнения решения), может возникнуть лишь при отмене решения по трудовому спору в порядке надзора.
Вопрос о взыскании денежных сумм по требованиям, вытекающим из трудовых правоотношений, может быть поставлен лишь в случае доказанности вины работника в представлении им в орган по рассмотрению трудовых споров ложных сведений или подложных документов (ст. 445 ГПК РФ).
В соответствии со ст. 397 ТК РФ обратное взыскание с работника сумм, выплаченных ему по решению КТС, при отмене решения в порядке надзора допускается только в тех случаях, когда отмененное решение основывалось на сообщенных работником ложных сведениях или представленных подложных документах.
ОБЖАЛОВАНИЕ РЕШЕНИЯ КТС И ПЕРЕНЕСЕНИЕ РАССМОТРЕНИЯ ТРУДОВОГО СПОРА В СУД
Рассмотрение трудового спора в суде является второй стадией для большинства индивидуальных трудовых споров, за исключением случаев, когда такие споры рассматриваются непосредственно в судах (ст. 391 ТК РФ).
Подведомственность трудовых споров суду, предусмотренная трудовым законодательством, отражает систему органов по рассмотрению трудовых споров и принципы ее построения. Суд, как правило, рассматривает споры, которые уже были предметом рассмотрения в КТС. Вместе с тем, учитывая, что ст. 46 Конституции РФ гарантирует каждому право на судебную защиту, а ТК РФ не содержит положений об обязательности предварительного внесудебного порядка разрешения трудового спора КТС, лицо, считающее, что его права нарушены, по собственному усмотрению выбирает способ разрешения индивидуального трудового спора. Оно вправе первоначально обратиться в КТС (исключение составляют дела, которые рассматриваются непосредственно судом), а затем - в случае несогласия с ее решением - в суд в 10-дневный срок со дня вручения ему копии решения комиссии либо сразу обратиться в суд (ст. 382, ч. 2 ст. 390 ТК РФ).
Право обращения в суд для рассмотрения индивидуального трудового спора (после рассмотрения его в КТС) предоставлено работнику, работодателю, а также профсоюзу, защищающему интересы работника - члена этого профсоюза, если указанные субъекты не согласны с решением КТС. Кроме того, в суд вправе обратиться прокурор, считающий решение КТС по индивидуальному трудовому спору противоречащим законодательству. В то же время определенные категории трудовых споров разбираются в суде без предварительного рассмотрения в КТС.
Так, непосредственно в суде рассматриваются споры по заявлениям работника :
о восстановлении на работе (независимо от оснований прекращения трудового договора)
об изменении даты и формулировки причины увольнения
о переводах на другую работу
об оплате за время вынужденного прогула либо о выплате разницы в заработной плате за время выполнения нижеоплачиваемой работы
о неправомерных действиях (бездействии) работодателя при обработке и защите персональных данных работника.
По заявлениям работодателей в суде рассматриваются споры о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю (если иное не предусмотрено федеральными законами).
Кроме того, непосредственно в суде рассматриваются споры по заявлениям лиц:
работающих по трудовому договору у работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, и работников религиозных организаций
считающих, что они подверглись дискриминации
занятых по трудовому договору в организациях, где не образованы КТС (именно такие организации имеются в виду в ст. 391 ТК РФ, когда работник обращается в суд, минуя КТС).
Откровенно говоря, вызывает удивление позиция законодателя: запрещено рассматривать в КТС такие часто встречающиеся виды трудовых споров, как споры о переводах на другую работу, об оплате за время вынужденного прогула либо о выплате разницы в заработной плате за время выполнения нижеоплачиваемой работы. Как раз подобные конфликтные ситуации можно довольно легко решить в рамках конкретной организации - непосредственно у работодателя.
Совет Работнику следует направить заявление в адрес суда письмом с уведомлением о вручении
Право на рассмотрение трудового спора в суде (и соответственно право на обращение в суд) возникает у работника, в частности, при нарушении установленных сроков рассмотрения спора в КТС (10-дневный срок). В то же время ТК РФ не ограничивает срок для обращения работника в суд, если КТС не рассмотрела спор и работник пожелал перенести его дальнейшее разбирательство в суд. В подобных случаях целесообразно руководствоваться ст. 392 ТК РФ, устанавливающей общие сроки для обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора.
Право на обжалование решения КТС принадлежит работнику, работодателю и профсоюзу, защищающему интересы работника (ст. 391 ТК РФ).
Для обжалования в суд решения, вынесенного КТС, установлен 10-дневный срок, который исчисляется со дня вручения работнику или работодателю копии решения КТС.
Учитывая большую загруженность судов, целесообразно направлять заявление в адрес суда почтой (письмом с уведомлением о вручении): в этом случае работник получает гарантию, что срок на подачу заявления не истечет.
Сам по себе пропуск установленного срока не является основанием для отказа в принятии заявления в суд . Суд должен выяснить причины пропуска срока и только после этого вынести решение: либо об отказе в его восстановлении и отказе по этому и другим основаниям в иске, либо о восстановлении срока и разрешении спора по существу.
Обратите внимание! Судебное заседание должно состояться даже при пропуске срока на обжалование решения КТС
Практика показывает, что сроки для обжалования решения КТС в суд чаще пропускают сами работодатели. К тому же они нередко неправильно указывают стороны спора: называют себя истцами, а работников - ответчиками. Неправильное указание в заявлении сторон спора ведет к тому, что спор остается без движения, а тот факт, что допущенные неточности не исправлены в установленный судьей срок, служит основанием для возврата искового заявления.
Допущенная неточность при составлении заявления об обжаловании решения КТС может иметь для работодателя неблагоприятные последствия.
Приложение 1
Пример оформления заявления работника в КТС
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала регистрации заявлений работников .
Пустые столбцы (7 и 8) заполняются самостоятельно. Многие указывают, куда передано заявление, делают отметки об исполнении, некоторые берут расписку в получении заявления уполномоченным лицом, некоторые привыкли к графе Примечание. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение, поэтому добавляйте лишь те графы журнала регистрации заявлений работников . которые Вам действительно необходимы в работе.
Документ: заявление
НА № 7&lsquo2006 Официальное определение заявления дается в единственном нормативном акте, не имеющем отношения к кадровому делопроизводству. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» определяет заявление как просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Используя основные признаки, дадим определение заявления применительно к трудовым отношениям: заявление - это личная просьба работника, направленная на реализацию его трудовых прав. В тех случаях, когда личная просьба работника облекается в письменную форму, и создается данный документ - заявление.
НУЖНО ИЛИ НЕТ?
Традиционный вопрос работников кадровой службы: должен ли работник писать заявление в той или иной ситуации или достаточно устного обращения к работодателю?
Ответить на него не так просто, как может показаться на первый взгляд. Только в ТК РФ, не говоря уже о других федеральных законах и иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права, существует несколько обозначений для ситуаций, в которых работник должен или может обратиться к работодателю с определенной просьбой (см. таблицу на с. 95).
Очевидно, что письменная форма обращения работника к работодателю обязательна тогда, когда работодатель должен совершать какие-либо действия только «по письменному заявлению» или «по письменной просьбе» работника.
Например, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).
Также не вызывает сомнений, что письменное заявление не требуется в тех случаях, когда речь не идет о волеизъявлении работника.
Например, прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основе заключенного работником и работодателем трудового договора. Очевидно, что заявление о приеме на работу - это лишний документ, так как вопрос о приеме на работу должен решаться не по просьбе работника, а по соглашению сторон.
В подобных ситуациях письменное оформление волеизъявления работника не является нарушением трудового законодательства. Однако оно нежелательно, потому что создаются лишние документы, усложняющие процедуры оформления.
Обратите внимание! Заявление о приеме на работу - лишний документ, его подача законом не предусмотрена
В ТК РФ указывается, что многие вопросы должны решаться «по соглашению сторон» или «с согласия работника». В этих ситуациях, как правило, создаются не заявления, а другие документы - заключаются письменные соглашения работнику направляются письменные предложения и др. Необходимо учитывать, что просить о чем-либо и давать свое согласие - это разные процессы, которые не могут оформляться одним и тем же документом.
Например, работник может обратиться к работодателю с просьбой о переводе его на другую постоянную работу, написав соответствующее заявление. В случае же, когда инициатором такого перевода выступает работодатель, личной просьбы работника нет, нет и заявления, но есть, например, виза работника на полученном предложении о переводе, в которой он выражает свое согласие на перевод.
Основные затруднения вызывают указанные в ТК РФ ситуации, когда работодатель может или должен произвести какие-либо действия «по заявлению», «по просьбе» или «по желанию» работника.
Сотрудница нашей компании - бухгалтер Н. вот уже несколько лет по совместительству работает бухгалтером в другой организации. Мы об этом знаем, и никаких проблем никогда не возникало. Недавно она зашла к нам в отдел кадров и попросила внести ей в трудовую книжку запись о работе по совместительству, представив копию приказа о приеме на работу в ту организацию. Должна ли она эту просьбу изложить в заявлении или достаточно устного обращения? Кодекс говорит, что такая запись вносится «по желанию» работника. А должно ли оно быть формализовано?
В крупных организациях с большим документооборотом, как правило, все просьбы работника оформляются письменно. Это облегчает работу канцелярии и отдела кадров, да и работник всегда уверен, что его заявление зарегистрировано и на просьбу ответят по существу. Однако в небольших организациях, где любой работник всегда может достичь соглашения с работодателем, например побывав на приеме у руководителя организации, потребности в письменных заявлениях по каждому вопросу, конечно же, нет (если только Кодексом не предусмотрена обязательная письменная форма обращения работника).
Наш совет Зафиксируйте случаи обязательного оформления письменного заявления работника в локальном акте. Это снимет много вопросов и поможет избежать конфликтных ситуаций в дальнейшем
Желательно, чтобы случаи обязательного оформления письменного заявления были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по делопроизводству (приложение 1).
Кроме работника, к работодателю с соответствующими заявлениями могут обратиться:
1. Лицо, которому отказано в заключении трудового договора, с требованием о сообщении причины отказа в письменной форме (ч. 5 ст. 64 ТК РФ) (приложение 2).
2. Лицо, поступающее на работу, с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) (приложение 3).
3. Бывший работник, не получивший трудовую книжку после увольнения, с письменным обращением о выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 841 ТК РФ) (приложение 4).
4. Бывший работник, утративший трудовую книжку, с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (приложение 5).
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
Прежде всего, следует отметить, что заявление - это документ, который составляется работником в свободной форме.
Внимание, ошибка! Неправомерно требовать, чтобы работник переписал заявление, если оно составлено «не по форме» или при его написании работником допущены грамматические и орфографические ошибки
Основная часть заявления - это текст, содержащий личную просьбу заявителя (работника или иного лица из перечисленных выше). Текст может быть написан заявителем от руки или полностью набран на компьютере (приложение 6).
Заявление содержит следующие реквизиты:
1) данные об адресате - работодателе и его представителе: название организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации или иного полномочного должностного лица, которые указываются в дательном падеже
2) данные об авторе заявления (адресанте): фамилия, имя, отчество заявителя (работника или иного лица из числа названных выше) в родительном падеже (без предлога «от»!) при необходимости - адрес места жительства заявителя
3) наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ)
4) опись приложений, если они имеются - медицинское заключение, решение суда, архивные справки и другие документы
5) дата составления заявления
6) подпись заявителя.
Работница К. была вынуждена срочно уехать в другой город (тяжело заболела мать), взяв для этого отпуск. Когда отпуск подходил к концу, в телефонном разговоре с непосредственным руководителем К. сообщила, что состояние матери не улучшается, за ней необходим уход, поэтому на работу она выйти не сможет. Руководитель был крайне недоволен. Произошел конфликт. После этого К. направила нам телеграмму с просьбой об увольнении по собственному желанию. Можно ли такую телеграмму воспринимать как аналог заявления об увольнении?
Необходимо помнить, что заявление недействительно без личной подписи заявителя. Поэтому на вопрос, можете ли вы уволить работника, получив заявление об увольнении в виде телеграммы, следует ответить отрицательно. В телеграмме нет подписи, а заявление без личной подписи заявителя недействительно.
Расположение реквизитов на заявлении различное, в зависимости от того, является ли заявитель работником организации или нет.
Для заявлений, составленных лицами, не являющимися работниками организации, расположение реквизитов обычно следующее:
Работники, как правило, составляют заявление на бланке со следующим расположением реквизитов:
ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).
Заявления, поступающие от граждан, не являющихся работниками организации, регистрируются в день поступления. Обычно для их регистрации используют журнал, предназначенный для регистрации входящей документации. Форма журнала разрабатывается работодателем (приложение 10).
При регистрации входящему документу присваивается регистрационный номер, а на заявлении в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа в организацию - с помощью специального регистрационного штампа или от руки.
В регистрационный штамп входят: наименование организации - получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного номера. При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа (приложение 2).
Обратите внимание! Заявления, поступающие от работников организации, регистрируются в день их подписания работником и поступления для передачи уполномоченному представителю работодателя
Обычно для регистрации заявлений используют журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов. Это может быть отдельная регистрационная форма, предназначенная для учета только заявлений работников (приложение 11). При регистрации документу присваивается регистрационный номер, который проставляется на заявлении рядом с датой, проставленной работником (приложение 9).
После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, содержащую принятое им решение.
На заявлениях, написанных гражданами, не являющимися работниками организации, резолюция проставляется, как правило, в левом верхнем углу документа (приложения 3-5). На остальных заявлениях - в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст» (приложения 6-9).
В резолюции фиксируется решение, принятое по существу заявленной работником просьбы. Причем трудовое законодательство выделяет ситуации, в которых работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, и отдельно - ситуации, в которых тот или иной вопрос должен решаться по соглашению сторон трудового договора (см. таблицу на с. 95).
Если руководитель организации или иной полномочный представитель работодателя не должен удовлетворить просьбу работника и не согласен ее выполнить, то это и следует отразить в резолюции (приложение 6), а не подменять волеизъявление работника своим решением.
Заявление об увольнении по собственному желанию подано работником и зарегистрировано работодателем 2 ноября 2009 г. Работник в заявлении просит уволить его 6 ноября 2009 г. (т. е. до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении). Руководитель возражает и настаивает на «отработке» двух недель. При этом у работника нет обстоятельств, в связи с которыми работодатель обязан уволить его в срок, указанный в заявлении.
Ошибка!
На заявлении работника, зарегистрированном работодателем 2 ноября 2009 г. с просьбой об увольнении 6 ноября 2009 г. руководитель организации проставляет резолюцию:
Между тем в приведенном примере работник не просит уволить его 16 ноября 2009 г.
Правильное решение
Если работником не соблюден срок предупреждения об увольнении, а работодатель не согласен прекратить трудовые отношения в срок, указанный работником, то руководитель организации должен проставить резолюцию:
В резолюции называется работник, ответственный за выполнение поручения. После того как к нему поступило заявление, он должен оформить соответствующие кадровые документы в срок, указанный в резолюции (приложение 8).
Исполненные документы, в т. ч. заявления, оформляются для последующего хранения. На заявлении в левом нижнем углу проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.
Заявления работников, вошедшие в состав личных дел (если они ведутся работодателем), хранятся 75 лет (ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000) не вошедшие в состав личных дел - 5 лет (ст. 343 указанного Перечня).
Случаи обращения работника к работодателю с личной просьбой, предусмотренные ТК РФ
